Maksatko kirjanpidosta liikaa? Näin arvioit kirjanpidon hinnan

Kirjanpitäjän lasku tulee joka kuukausi.

85 euroa.

120 euroa.

180 euroa.

Ehkä enemmänkin.

Jossain vaiheessa mieleen saattaa tulla kysymys:

Maksanko tästä liikaa?

Kysymys on aivan järkevä.

Mutta siihen ei voi vastata katsomalla pelkkää kuukausisummaa.

Sadan euron kirjanpito voi olla kallis hyvin yksinkertaiselle toiminimelle, jonka kirjanpito vie vain vähän aikaa.

Toiselle yrittäjälle sama summa voi olla erittäin kohtuullinen, jos toimintaan liittyy paljon tapahtumia, neuvontaa tai tavallisesta poikkeavia tilanteita.

Siksi oikea kysymys ei ole:

“Onko 120 euroa kuukaudessa paljon kirjanpidosta?”

Parempi kysymys on:

“Mitä saan tällä hinnalla ja kuinka paljon työtä kirjanpitoni oikeasti vaatii?”

Pelkkä kuukausihinta ei kerro, maksatko liikaa

Kirjanpitopalveluita on vaikea verrata vain hinnaston perusteella.

Yhdessä palvelussa 79 euron kuukausihintaan voi kuulua paljon yrittäjän itse tekemää työtä.

Toisessa yrittäjä toimittaa aineiston ja kirjanpitäjä hoitaa käytännössä loput.

Kolmannessa perushinta on matala, mutta ohjelmistoista, veroilmoituksesta, neuvonnasta tai muista töistä veloitetaan erikseen.

Kaikki näistä voivat olla täysin toimivia hinnoittelumalleja.

Oleellista on tietää, mitä juuri sinun maksamasi hinta sisältää.

Kirjanpitopalvelun hinta muodostuu yleensä ainakin siitä, kuinka paljon kirjanpitäjän aikaa yrityksesi hoitamiseen kuluu.

Työmäärään vaikuttavat esimerkiksi:

• tositteiden määrä
• pankkitapahtumien määrä
• arvonlisävero
• aineiston toimitustapa
• puuttuvat tai epäselvät tositteet
• ulkomaiset ostot ja myynnit
• palkat
• neuvonnan tarve
• erilaiset poikkeustilanteet
• se, kuinka paljon yrittäjä tekee itse.

Siksi kahta kirjanpitopalvelua ei välttämättä voi verrata vain sillä perusteella, että molempien asiakkaalla on toiminimi.

Vertaa ensin omaa yritystäsi samanlaiseen yritykseen

Jos haluat tietää, onko nykyinen kirjanpitosi kallista, arvioi ensin oman kirjanpitosi työmäärää.

Ajatellaan kahta toiminimeä.

Ensimmäisellä on 15 tositetta kuukaudessa.

Kaikki tapahtumat ovat tavallisia kotimaan ostoja ja myyntejä. Aineisto toimitetaan ajoissa ja jokaisesta tapahtumasta käy helposti ilmi, mistä on kyse.

Toisellakin on 15 tositetta.

Mutta muutama kuitti puuttuu, yksi lasku on maksettu yksityistililtä, mukana on ulkomaisia palveluostoja ja kirjanpitäjä joutuu joka kuukausi selvittämään muutaman tapahtuman tarkoituksen.

Tositteiden määrä on sama.

Työmäärä ei ole.

Siksi hyvä hintavertailu alkaa kysymyksestä:

Kuinka yksinkertainen oma kirjanpitoni oikeasti on?

Jos haluat vertailukohdan, voit arvioida Hullu maksaa™ -kirjanpitopalvelun hintaa kirjanpidon hintalaskurilla.

Laske kirjanpitopalvelun arvioitu kuukausihinta →

Laskurin tulos ei tietenkään kerro, mitä kaikkien tilitoimistojen pitäisi veloittaa.

Se antaa kuitenkin yhden käytännön vertailukohdan sille, mitä samantyyppisen toiminimen henkilökohtaisesti hoidettu kirjanpito voisi maksaa.

Selvitä, mitä nykyiseen hintaan kuuluu

Jos nykyinen kirjanpitosi maksaa esimerkiksi 120 euroa kuukaudessa, selvitä ensin mitä tällä summalla saat.

Hintaan voi kuulua esimerkiksi:

• kuukausikirjanpito
• arvonlisäveroilmoitukset
• veroilmoituksen tiedot
• tuloslaskelma
• tase tarvittaessa
• kirjanpito-ohjelmisto
• pankkiyhteys
• kuittien käsittely
• neuvonta
• erilaiset vuosittaiset työt.

Tai osa näistä voi olla erikseen laskutettavaa työtä.

Kumpikaan tapa ei ole automaattisesti parempi.

Kiinteään hintaan sisällytetystä palvelusta maksetaan yleensä joka kuukausi riippumatta siitä, kuinka paljon palvelua juuri silloin käytetään.

Toisessa mallissa osa töistä laskutetaan erikseen silloin, kun niitä tarvitaan.

Oleellista on, että ymmärrät hinnoittelun.

Jos et tiedä, mistä laskusi muodostuu, sitä kannattaa kysyä.

Kuinka paljon kirjanpidosta teet itse?

Tämä jää hintavertailussa helposti huomaamatta.

Kaksi yrittäjää voivat maksaa molemmat 70 euroa kuukaudessa ja saada käytännössä hyvin erilaisen palvelun.

Ensimmäinen:

• kuvaa kaikki kuitit sovellukseen
• luokittelee tapahtumat
• tarkistaa ehdotetut kirjaukset
• selvittää itse epäselvät ostot
• käyttää kirjanpito-ohjelmaa
• etsii verotusta koskevat vastaukset itse.

Toinen:

• toimittaa tositteet sovitulla tavalla
• kertoo tarvittaessa, mihin epäselvä osto liittyy
• kirjanpitäjä hoitaa varsinaisen kirjanpidon.

Ensimmäisen palvelu voi aivan perustellusti olla halvempi.

Yrittäjä tekee itse enemmän.

Siksi kannattaa kysyä:

Mitä minun pitää itse tehdä, jotta nykyinen kuukausihinta toteutuu?

Jos pidät kirjanpito-ohjelmistojen käyttämisestä ja haluat tehdä paljon itse, kevyt palvelu voi olla erinomainen ratkaisu.

Jos taas olet ulkoistanut kirjanpidon juuri siksi, ettet halua tehdä sitä itse, oman työn määrä on aivan asiaankuuluva osa hintavertailua.

Laske mukaan myös oma aikasi

Itse tehtyä työtä ei tarvitse muuttaa väkisin laskutettaviksi euroiksi.

Kirjanpidon kanssa käytetty tunti ei automaattisesti tarkoita tunnin menetettyä laskutusta.

Mutta aika on silti aikaa.

Jos käytät joka kuukausi:

• tunnin tositteiden käsittelyyn
• tunnin kirjanpito-ohjelman tutkimiseen
• puoli tuntia ALV-asioiden selvittämiseen,

käytät vuodessa kymmeniä tunteja omaa aikaasi kirjanpitoon.

Se voi olla täysin järkevää, jos pidät siitä.

Jos vihaat jokaista minuuttia, tilanne näyttää hieman erilaiselta.

Kirjanpitopalvelun todellista hintaa arvioidessa kannattaa siis ajatella sekä rahaa että omaa työmäärää.

Halvin kuukausimaksu ei välttämättä ole halvin ratkaisu, jos se jättää suuren osan työstä yrittäjälle.

Miten neuvonnasta veloitetaan?

Kirjanpitopalveluiden hinnoittelussa on eroja myös siinä, miten neuvonta ja muu asiantuntijatyö laskutetaan.

Yhdessä palvelussa tietty määrä neuvontaa voi sisältyä kiinteään kuukausihintaan.

Toisessa neuvonta laskutetaan käytetyn ajan perusteella.

Molemmat voivat olla täysin järkeviä malleja.

Kannattaa selvittää:

• kuuluuko neuvonta kuukausihintaan vai veloitetaanko se käytetyn ajan mukaan
• mikä on neuvonnan tuntihinta
• millaisista lisätöistä veloitetaan erikseen
• miten työaika laskutetaan
• onko hinnoittelu etukäteen ymmärrettävä
• saatko tarvittaessa apua ihmiseltä, joka tuntee yrityksesi.

Erikseen laskutettava neuvonta ei itsessään tee palvelusta kallista.

Jos tarvitset vuoden aikana vain muutaman kerran asiantuntijan apua, voi olla aivan järkevää maksaa työstä silloin, kun sitä oikeasti tarvitaan.

Oleellisempaa on tietää etukäteen, mistä maksat.

Ja vielä tärkeämpää:

Onko saamastasi avusta sinulle hyötyä?

Oma tuttu kirjanpitäjäkin on osa palvelun arvoa

Kaikkea kirjanpitopalvelun arvoa ei ole helppo laittaa hinnastoon.

Jos sama kirjanpitäjä hoitaa yritystäsi vuodesta toiseen, hän tietää usein jo valmiiksi:

• mitä yrityksesi tekee
• millaisia tuloja sillä tavallisesti on
• millaisia kuluja toimintaan liittyy
• miten olet aikaisemmin hoitanut tiettyjä tilanteita
• mitkä asiat yrityksessäsi ovat tavallisia ja mitkä poikkeavia.

Kun uusi kysymys tulee vastaan, kaikkea ei tarvitse aina aloittaa alusta.

Tällä voi olla pienelle yrittäjälle paljonkin arvoa.

Varsinkin yksinyrittäjällä ei yleensä ole omaa talousosastoa eikä välttämättä yhtään työkaveria, jonka kanssa yrityksen talousasioita voisi pohtia.

Hyvä kirjanpitäjä voi olla myös se ihminen, jolta voi kysyä:

“Mitä mieltä olet tästä?”

Kaikki kysymykset eivät edes koske varsinaisesti kirjanpitoa.

Joskus kyse on hinnoittelusta, investoinnista, verojen määrästä tai yrityksen yleisestä tilanteesta.

Kirjanpitäjä ei tee yrittäjän päätöksiä.

Mutta jos hän tuntee sekä yrittäjän että yrityksen numerot, keskustelusta voi olla paljon enemmän hyötyä kuin pelkästä valmiista tuloslaskelmasta.

Ohjelmistomaksut kannattaa laskea mukaan

Kirjanpitopalvelun mainostettu kuukausihinta ei aina ole palvelun koko kustannus.

Sen lisäksi voi tulla esimerkiksi:

• kirjanpito-ohjelmisto
• kuittisovellus
• pankkiyhteys
• laskutusohjelmisto
• muut ohjelmiston lisäpalvelut.

Tässäkään ei ole mitään väärää.

Ohjelmistot maksavat ja jonkun pitää ne maksaa.

Kokonaishintaa vertailtaessa kaikki pakolliset kulut kannattaa kuitenkin laskea mukaan.

Jos toinen palvelu maksaa 70 euroa kuukaudessa ja siihen tulee 30 euroa pakollisia ohjelmistomaksuja, vertailuhinta ei käytännössä ole 70 euroa.

Se on 100 euroa.

Toisessa palvelussa ohjelmistot voivat jo sisältyä ilmoitettuun hintaan.

Vertaa siis kokonaiskustannusta, älä vain suurimmalla fontilla kirjoitettua osaa hinnastossa.

Onko kirjanpitolaskusi noussut?

Kirjanpidon hinnan nouseminen ei automaattisesti tarkoita, että uusi hinta olisi kohtuuton.

Hinta voi nousta esimerkiksi siksi, että:

• kirjanpitäjän yleistä hinnastoa on korotettu
• yrityksesi tapahtumamäärä on kasvanut
• olet halunnut enemmän palvelua
• aineiston käsittely vie syystä tai toisesta aikaisempaa enemmän aikaa
• ohjelmistojen hinnat ovat nousseet
• yrityksen toiminnasta on tullut monimutkaisempaa.

Mutta jos laskusi on noussut selvästi etkä ymmärrä miksi, kysy asiasta.

Kirjanpitäjän pitäisi pystyä kertomaan ainakin pääpiirteittäin, mistä hinnanmuutos johtuu.

Kaikki laskutuksen minuutit eivät tarvitse oikeudenkäyntitasoista todistelua.

Mutta asiakkaan pitäisi ymmärtää, mitä hän ostaa.

Milloin korkea kirjanpidon hinta voi olla täysin perusteltu?

Korkeampi hinta voi olla aivan järkevä esimerkiksi silloin, kun yrityksessä on:

• paljon tapahtumia
• useita pankki- tai maksutilejä
• palkkoja
• ulkomaankauppaa
• runsaasti neuvonnan tarvetta
• paljon puuttuvia tai epäselviä tositteita
• jatkuvasti uusia tilanteita
• tavallista enemmän selvitystyötä.

Myös palvelun taso vaikuttaa.

Henkilökohtainen kirjanpitäjä, jonka tavoitat ja joka tuntee yrityksesi, on eri palvelu kuin mahdollisimman pitkälle automatisoitu kaikille sama perusratkaisu.

Molemmille on asiakkaansa.

Ei ole järkevää verrata niitä pelkällä kuukausihinnalla ja päätellä, että halvempi on automaattisesti parempi.

Milloin kirjanpito voi oikeasti vaikuttaa kalliilta?

Hintaa kannattaa ainakin selvittää tarkemmin, jos:

• yrityksesi on hyvin pieni ja yksinkertainen
• tositteita on vähän
• aineisto toimitetaan valmiina ja ajoissa
• poikkeustilanteita ei juuri ole
• tarvitset hyvin vähän neuvontaa
• teet itse suuren osan työstä
• ja kirjanpidon kokonaiskustannus on silti korkea.

Sekään ei vielä todista, että kirjanpitäjä veloittaa liikaa.

Palveluun saattaa kuulua jotakin, mitä et ole ottanut vertailussa huomioon.

Siksi ensimmäinen askel ei ole kirjanpitäjän vaihtaminen.

Ensimmäinen askel on selvittää:

Mitä oikeastaan saan tällä hinnalla?

Älä vaihda hyvää kirjanpitäjää kymmenen euron takia

Tämä unohtuu helposti hintavertailuissa.

Oletetaan, että nykyinen kirjanpitäjä maksaa 110 euroa kuukaudessa.

Löydät palvelun, joka vaikuttaa maksavan 95 euroa.

Säästöä syntyisi 15 euroa kuukaudessa eli 180 euroa vuodessa.

Se ei ole merkityksetön summa.

Mutta kysy samalla:

• toimiiko nykyinen yhteistyö hyvin?
• saatko tarvitsemasi avun?
• tunteeko kirjanpitäjä yrityksesi?
• onko kirjanpito aikataulussa?
• ymmärrätkö laskutuksen?
• luotatko kirjanpitäjääsi?

Jos kaikki toimii, 15 euron kuukausisäästö ei välttämättä ole erityisen hyvä syy rakentaa koko yhteistyötä uudelleen.

Uuden kirjanpitäjän pitää tutustua yritykseen.

Aineistoa ja käyttöoikeuksia voidaan joutua siirtämään.

Toimintatavat muuttuvat.

Ja yrittäjän omaakin aikaa kuluu.

Hyvä ja toimiva kirjanpitosuhde on itsessään arvokas.

Maksatko kirjanpidosta liikaa? Tee tämä testi

🟢 Hinta vaikuttaa todennäköisesti järkevältä

Nykyinen palvelusi vaikuttaa ainakin lähtökohtaisesti hyvältä, jos:

• ymmärrät mistä hinta muodostuu
• laskutus on ennakoitavaa
• saat ne palvelut joita tarvitset
• oman osuutesi määrä on sinulle sopiva
• saat tarvittaessa apua
• yhteistyö toimii
• koet saavasi hinnalle vastinetta.

Jos nämä toteutuvat, muutaman euron verran halvemman vaihtoehdon etsiminen ei välttämättä muuta elämääsi erityisen hienoksi.

🟡 Hintaa kannattaa selvittää

Kysy nykyiseltä kirjanpitäjältä lisää tai vertaile vaihtoehtoja, jos:

• et oikein tiedä mitä kuukausihintaan kuuluu
• lasku vaihtelee paljon ilman että ymmärrät syytä
• lisämaksuja tulee jatkuvasti yllätyksenä
• teet itse enemmän työtä kuin oletit
• palvelu on vuosien aikana kallistunut huomattavasti
• et tiedä, miten neuvonnasta tai lisätöistä veloitetaan.

Usein jo hinnan muodostumisen selvittäminen ratkaisee kysymyksen.

🔴 Vaihtoehtoja voi olla järkevää vertailla

Kirjanpitäjän vaihtamista voi harkita, jos:

• hinta on korkea suhteessa kirjanpidon työmäärään
• et koe saavasi tarvitsemaasi palvelua
• laskutus on jatkuvasti epäselvää
• teet itse suuren osan työstä, vaikka tarkoitus oli ulkoistaa kirjanpito
• yhteydenpito ei toimi
• palvelu ei enää vastaa yrityksesi tarpeita
• luottamus yhteistyöhön on heikentynyt.

Kirjanpitäjää ei kuitenkaan usein kannata vaihtaa vain siksi, että jossain on halvempi tarjous.

Ratkaisevaa on hinnan ja palvelun suhde.

Vertaa omaa hintaasi laskurilla

Jos et tiedä, mitä pienen toiminimesi kirjanpito voisi muualla maksaa, tarvitset jonkin vertailukohdan.

Hullu maksaa™ -kirjanpidon hintalaskurilla voit arvioida henkilökohtaisesti hoidetun kirjanpitopalvelun kuukausihintaa esimerkiksi tositemäärän ja työmäärän perusteella.

Laske arvio kirjanpitosi hinnasta →

Laskurin tulosta ei tarvitse ajatella tarjouksena nykyisen kirjanpitäjäsi haastamiseksi kaksintaisteluun.

Se on vertailukohta.

Jos nykyinen hintasi on suunnilleen samalla tasolla ja olet tyytyväinen palveluun, nykyinen kirjanpitäjäsi voi aivan hyvin olla erittäin järkevä valinta.

Jos ero on suuri, selvitä mistä se johtuu.

Entä jos huomaat maksavasi paljon suhteessa saamaasi palveluun?

Silloin sinulla on käytännössä kolme vaihtoehtoa.

1. Keskustele nykyisen kirjanpitäjän kanssa

Ehkä palvelua voidaan muuttaa.

Ehkä teet turhaan jotakin, jonka voisi hoitaa tehokkaammin.

Ehkä hinnalle on oikein hyvä selitys, jota et vain aikaisemmin tiennyt.

2. Pyydä vertailuhinta muualta

Vertaa mahdollisimman samanlaista palvelua.

Muista huomioida:

• kirjanpito
• ohjelmistot
• vuosittaiset työt
• neuvonta
• oma työmäärä
• muut lisämaksut.

3. Vaihda kirjanpitäjää, jos palvelu ei enää sovi sinulle

Jos hinta, palvelu tai yhteistyö ei enää vastaa tarpeitasi, kirjanpitäjän vaihtaminen on ihan varteenotettava vaihtoehto.

Vaihtoa ei kuitenkaan kannata tehdä hosuen.

Lue ensin:

Kirjanpitäjän vaihto toiminimellä – näin vaihdat ilman ongelmia →

Kallis vai halpa kirjanpito?

Ehkä kumpikaan ei ole lopulta kaikkein hyödyllisin tapa ajatella asiaa.

Parempi jako on:

Saatko hinnalle vastinetta vai et?

Halpa kirjanpito voi olla erinomainen, jos saat juuri sen palvelun jota tarvitset.

Kalliimpi kirjanpito voi olla yhtä hyvä ostos, jos siihen kuuluu enemmän työtä, enemmän henkilökohtaista palvelua tai enemmän asiantuntija-apua.

Ja kallis palvelu voi tietenkin olla myös yksinkertaisesti liian kallis.

Siksi tarkista kolme asiaa:

Mitä kirjanpitoni oikeasti vaatii?

Mitä nykyisellä hinnalla saan?

Kuinka paljon minun pitää tehdä itse?

Jos vastaukset tuntuvat järkeviltä, et todennäköisesti tarvitse halvempaa kirjanpitäjää.

Jos ne eivät tunnu järkeviltä, vertailu kannattaa.

Kirjanpitäjän hinnan pitäisi olla ymmärrettävä. Mutta vielä tärkeämpää on, että palvelu tekee yrittäjän elämästä helpompaa suhteessa siihen, paljonko maksat siitä.