Kirjanpidosta puuttuu kuitti – mitä yrittäjän pitää tehdä?

Kuitti on kadonnut.

Maksu näkyy yrityksen pankkitilillä, mutta itse kuittia ei löydy sähköpostista, lompakosta, auton hansikaslokerosta eikä siitä erittäin hyvästä paikasta, johon kuitin varmasti laitoit talteen.

Mitä nyt?

Ensimmäinen hyvä uutinen on tämä:

Yhden puuttuvan kuitin takia kirjanpito ei romahda eikä ostoa tarvitse automaattisesti unohtaa.

Mutta puuttuvaa kuittia ei myöskään kannata vain ohittaa tai päätellä pankkitilin perusteella, mitä ehkä tuli ostettua.

Ensin kannattaa yrittää selvittää, mitä todella tapahtui ja millä tavalla tapahtuma voidaan todentaa.

Yritä ensin saada uusi kuitti tai lasku

Paras ratkaisu on yleensä yksinkertaisin: etsi alkuperäinen tosite tai pyydä siitä uusi kopio.

Paperikuitin katoaminen ei nykyään välttämättä tarkoita sitä, että kaikki tieto ostoksesta olisi kadonnut.

Tarkista esimerkiksi:

• sähköposti
• verkkokaupan tilaushistoria
• myyjän asiakastili
• maksusovellus
• sähköinen kuittipalvelu
• yrityksen luottokortin tapahtumatiedot
• tilausvahvistukset.

Jos ostos on tehty yritykseltä, voit myös kysyä myyjältä, saako kuitista tai laskusta uuden kopion.

Tämä kannattaa tehdä ennen oman tositteen laatimista.

Myyjän antama kuitti tai lasku kertoo yleensä huomattavasti paremmin, mitä on ostettu, milloin, keneltä ja millä hinnalla.

Ja jos ostoon sisältyy vähennettävää arvonlisäveroa, myyjän antaman tositteen merkitys korostuu entisestään.

Riittääkö pankin tiliote, jos kuitti puuttuu?

Pankin tiliote on hyödyllinen todiste siitä, että maksu on tapahtunut.

Se ei kuitenkaan aina kerro riittävästi siitä, mitä rahalla ostettiin.

Tilillä saattaa lukea esimerkiksi:

K-Market 47,80 euroa.

Maksu on kiistatta tapahtunut.

Mutta pankkitili ei kerro, ostettiinko 47,80 eurolla asiakkaalle toimitettava tarvike, toimistoon kahvia, yrittäjän omat viikonlopun ruokaostokset vai vähän kaikkia näitä samalla kertaa.

Sama ongelma voi tulla vastaan monessa muussakin ostoksessa.

Maksunsaajan nimi ja summa eivät välttämättä vielä osoita, mitä yritystoimintaan liittyvää menoa maksu koski.

Siksi pankkitiliote voi olla osa selvitystä, mutta pelkkä tilitapahtuma ei välttämättä ratkaise asiaa.

Kirjanpidon tarkoitus on pystyä myöhemminkin osoittamaan, mikä liiketapahtuma kirjauksen taustalla on. Jos ulkopuolista tositetta ei saada, kirjanpitolaki mahdollistaa tietyissä tilanteissa kirjanpitovelvollisen itse laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen.

Voiko puuttuvan kuitin tilalle tehdä oman tositteen?

Voi.

Jos ulkopuolisen antamaa tositetta ei saada, kirjanpitolaki mahdollistaa sen, että tapahtuma todennetaan kirjanpitovelvollisen itse laatimalla ja asianmukaisesti varmennetulla tositteella.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kuitin puuttuessa voisi kirjoittaa paperille mitä tahansa ja asia olisi sillä hoidettu.

Oman tositteen tarkoituksena on kuvata todellinen liiketapahtuma mahdollisimman luotettavasti.

Siihen kannattaa merkitä esimerkiksi:

• ostopäivä
• myyjän nimi
• maksettu summa
• mitä ostettiin
• mihin yritystoiminnan tarkoitukseen hankinta liittyi
• miksi alkuperäistä kuittia tai laskua ei ole saatavilla.

Jos tapahtumasta on muuta aineistoa, se kannattaa liittää tositteeseen.

Mitä puuttuvan kuitin tueksi kannattaa säilyttää?

Mitä enemmän riippumatonta tietoa ostoksesta löytyy, sitä helpompi tapahtuma on myöhemmin ymmärtää ja tarvittaessa todentaa.

Oman selvityksen tueksi voi löytyä esimerkiksi:

• pankkitilin tapahtuma
• korttimaksun tiedot
• tilausvahvistus
• sähköposti myyjän kanssa
• verkkokaupan tilaushistoria
• toimitusvahvistus
• takuukuitti
• sopimus
• kuva ostetusta tuotteesta tai muu hankintaan liittyvä dokumentti.

Tarkoitus ei ole kerätä jokaisesta kadonneesta 12 euron kuitista rikostutkinnan todistusaineistoa.

Tarkoitus on pystyä myöhemminkin ymmärtämään, mitä ostettiin ja miksi meno kuuluu yritykselle.

Saako kulun vähentää verotuksessa, jos kuitti on kadonnut?

Puuttuva kuitti ja menon vähennyskelpoisuus ovat kaksi hieman eri asiaa.

Yritystoimintaan liittyvät vähennyskelpoiset menot voidaan vähentää yrityksen verotuksessa. Toiminimiyrittäjän vähennyksiä voivat olla esimerkiksi yritystoiminnan työtilaan, autoon, matkustamiseen, työvälineisiin ja muihin liiketoiminnan menoihin liittyvät kulut.

Mutta yrittäjän pitää tarvittaessa pystyä osoittamaan, että meno todella syntyi ja että se liittyi yritystoimintaan.

Jos alkuperäinen kuitti on kadonnut mutta tapahtuma pystytään muuten luotettavasti selvittämään, tilanne on aivan toinen kuin silloin, kun maksusta ei oikeastaan tiedetä muuta kuin summa.

Esimerkiksi:

Toimistotarvikeliikkeeseen on maksettu 68 euroa. Alkuperäinen kuitti on kadonnut, mutta yrityksellä on tilausvahvistus, pankkimaksu ja tieto siitä, mitä tuotteita tilattiin.

Tämä on aivan eri tilanne kuin:

Tilillä näkyy 68 euron maksu, mutta yrittäjä ei enää muista mitä osti.

Puuttuvan kuitin kohdalla ratkaisevaa on siis ennen kaikkea se, kuinka luotettavasti tapahtuma pystytään jälkikäteen selvittämään.

Kirjanpito ja ALV-vähennys eivät ole sama asia

Tässä tulee kohta, jossa puuttuvan kuitin käsittely muuttuu hieman hankalammaksi.

Se, että meno pystytään kirjaamaan kirjanpitoon, ei automaattisesti tarkoita sitä, että ostoon sisältyvän arvonlisäveron voi vähentää.

Arvonlisäverotuksessa laskulla tai muulla laskuna toimivalla tositteella on erityinen merkitys.

Pääsääntöisesti ALV-vähennyksen edellytyksenä on, että ostajalla on myyjän antama lasku tai muu laskuna toimiva tosite, joka täyttää arvonlisäverolain vaatimukset.

Tämän takia pelkkä pankkitilin tapahtuma ei yleensä ole sama asia kuin ostokuitti arvonlisäveron vähentämistä varten.

Esimerkiksi luottokorttiyhtiön tapahtumaerittely ei Verohallinnon ohjeen mukaan itsessään ole myyjän antama vähennykseen oikeuttava lasku.

Jos kuitti tai lasku puuttuu, kannattaa siis aivan ensimmäiseksi yrittää saada myyjältä uusi kappale.

Menetettiinkö ALV siis varmasti, jos kuitti katosi?

Ei aivan näinkään.

Arvonlisäverotuksessa on tilanteita, joissa Verohallinto voi hyväksyä vähennyksen, vaikka verovelvollisella ei olisi kaikkia muodollisia laskuvaatimuksia täyttävää laskua, jos vähennysoikeus pystytään muuten osoittamaan. Verohallinnon ohjeessa mainitaan erikseen myös esimerkiksi pienet käteisostot, joista tositteen saaminen voi käytännössä olla teknisesti lähes mahdotonta.

Tästä ei kuitenkaan kannata tehdä omaa yleissääntöä:

“Kuitti puuttuu, mutta vähennän ALV:n silti.”

Turvallisempi käytännön järjestys on:

1. etsi alkuperäinen kuitti tai lasku
2. pyydä myyjältä uusi
3. selvitä, mitä muuta näyttöä kaupasta on
4. käsittele ALV erikseen, jos asianmukaista tositetta ei saada.

Varsinkin suurempien hankintojen kohdalla ALV-vähennystä ei kannata tehdä arvauksen perusteella.

Älä laske arvonlisäveroa itse pankkitilin summasta

Tämä on yksi houkuttelevimmista oikoteistä.

Tililtä on lähtenyt esimerkiksi 125,50 euroa ja yrittäjä tietää ostaneensa jotakin yritystä varten.

Siitä ei silti kannata päätellä automaattisesti:

“Tässä on varmasti 25,5 prosenttia ALV:tä, joten vähennän sen.”

Et välttämättä tiedä:

• mikä tuote tai palvelu ostettiin
• mikä verokanta ostoon kuului
• oliko myyjä arvonlisäverovelvollinen
• oliko hankinta kokonaan vähennyskelpoinen
• sisälsikö hinta ylipäätään vähennettävää Suomen arvonlisäveroa.

Verohallinnon mukaan ostajan ALV-vähennyksen lähtökohtana on myyjän antama asianmukainen lasku tai muu laskuna toimiva tosite.

Eli jos kuitti puuttuu, älä korvaa puuttuvaa tietoa mielikuvituksella.

Entä jos kuitti löytyy myöhemmin?

Silloin elämä voittaa tällä kertaa.

Jos olet jo tehnyt tapahtumasta oman tositteen ja alkuperäinen kuitti löytyy myöhemmin, liitä kuitti oikean tapahtuman kirjanpitoaineistoon.

Jos kuitin löytyminen muuttaa aikaisemmin tehtyä kirjausta tai ALV-käsittelyä, kirjaus voidaan tarvittaessa oikaista.

Varsinkin arvonlisäveron osalta kannattaa tarkistaa, onko aikaisemmin tehtyä ilmoitusta tarvetta korjata.

Entä jos kuitteja puuttuu jatkuvasti?

Yksi kadonnut kuitti ei vielä kerro yrityksen kirjanpidosta juuri mitään.

Kuitteja katoaa.

Yrittäjät ovat ihmisiä ja valitettavasti myös kirjanpitäjät.

Jos kuitteja kuitenkin puuttuu joka kuukausi suuri määrä, ongelma ei enää oikeastaan ole yksittäisissä kuiteissa.

Silloin kannattaa korjata itse prosessia.

Esimerkiksi:

• käytä yrityksen ostoksiin yhtä korttia
• pyydä kuitit sähköpostiin silloin, kun se on mahdollista
• säilytä paperikuitit aina samassa paikassa
• tee sähköpostiin oma kansio sähköisille kuiteille ja ostolaskuille
• käsittele kuitit säännöllisesti, älä kerran vuodessa
• pidä henkilökohtaiset ja yrityksen ostokset mahdollisimman erillään.

Tarkoitus ei ole tehdä kirjanpidosta väkisin sähköistä tai paperista.

Tarkoitus on rakentaa sellainen tapa, jolla kuitit päätyvät varmasti kirjanpitoon riippumatta siitä, tulevatko ne paperilla, sähköpostilla vai verkkopalvelusta.

Kirjanpidosta tulee huomattavasti helpompaa, kun puuttuvia tapahtumia ei tarvitse jälkikäteen ratkaista arkeologisin menetelmin.

Älä keksi puuttuvalle kuitille sisältöä

Tämä on ehkä tärkein sääntö.

Jos et tiedä, mitä ostettiin, älä keksi.

Pankkitilin tapahtuma saattaa näyttää tutulta ja summa voi sopia johonkin yrityksen menoon.

Se ei tarkoita, että näin varmasti tapahtui.

Kirjanpidon tarkoitus ei ole muodostaa jälkikäteen mahdollisimman uskottavaa tarinaa.

Sen tarkoitus on kuvata sitä, mitä oikeasti tapahtui.

Jos tapahtumaa ei pystytä riittävän luotettavasti selvittämään, joskus oikea ratkaisu voi olla se, ettei kulua käsitellä vähennyskelpoisena yrityksen menona.

Epävarma asia kannattaa mieluummin selvittää kuin täydentää itse sopivaksi.

Mitä teen käytännössä, kun kuitti puuttuu?

Jos huomaat kirjanpitoa tehdessäsi, että ostosta puuttuu kuitti, etene tässä järjestyksessä:

1. Etsi kuitti uudelleen

Tarkista sähköposti, verkkokauppa, sovellukset, paperit ja muut paikat, joihin kuitti on voinut tallentua.

2. Pyydä myyjältä kopio

Usein tämä ratkaisee koko ongelman muutamassa minuutissa.

3. Kerää muu aineisto tapahtumasta

Tallenna esimerkiksi pankkitilin tapahtuma, tilausvahvistus tai muu dokumentti, josta ostoksen sisältö käy ilmi.

4. Laadi tarvittaessa oma tosite

Jos ulkopuolista tositetta ei saada mutta tapahtuma voidaan luotettavasti selvittää, kirjanpitolaki mahdollistaa itse laaditun, asianmukaisesti varmennetun tositteen.

Kirjoita siihen riittävästi tietoa, jotta myöhemminkin ymmärretään mitä tapahtui ja miksi meno liittyi yritystoimintaan.

5. Tarkista ALV erikseen

Älä päättele vähennettävää arvonlisäveroa vain maksun perusteella.

ALV-vähennyksen tositteelle on omat vaatimuksensa.

6. Jos et ole varma, kysy

Puuttuva kuitti on hyvä esimerkki pienestä kirjanpitokysymyksestä, joka voi muuttua yllättävän nopeasti vero- ja ALV-kysymykseksi.

Usein kirjanpitäjälle vastaus on yksinkertainen.

Yrittäjän ei tarvitse käyttää koko iltaa siihen, että hän yrittää rakentaa vastausta viidestä Verohallinnon ohjeesta ja kahdeksan vuotta vanhasta keskustelupalstasta.

Puuttuva kuitti ei yleensä ole katastrofi

Kuitti kannattaa tietenkin säilyttää.

Silti yksittäinen kuitti voi joskus kadota.

Silloin tärkeintä ei ole paniikki vaan se, että tapahtuma selvitetään niin hyvin kuin mahdollista.

Etsi ensin alkuperäinen tosite.

Pyydä tarvittaessa myyjältä uusi.

Kerää muu näyttö tapahtumasta.

Laadi tarvittaessa oma tosite.

Ja käsittele arvonlisävero erikseen, jos asianmukaista laskua tai kuittia ei saada.

Kirjanpidossa tarkoitus ei ole todistaa, että yrittäjä ei koskaan hukkaa mitään.

Tarkoitus on pystyä selvittämään, mitä yrityksessä oikeasti tapahtui.

Ja jos et tiedä, miten puuttuva kuitti pitäisi juuri sinun tilanteessasi käsitellä, sitä ei tarvitse ratkaista yksin.