Halpa kirjanpito toiminimelle – onko kiinteähintainen kuukausipaketti oikeasti paras?
Halpa kirjanpito ei tarkoita aina halvinta kuukausipakettia. Pienelle toiminimelle paljon suurempi kysymys on:
Maksatko vain siitä kirjanpidosta, jota oikeasti tarvitset, vai maksatko samalla palveluista, ohjelmistoista ja tai ohjelmistomyyjän organisaatiosta, joita et koskaan tarvitse yritystoiminnassasi?
Jos toiminimelläsi on vähän tositteita, aineistosi on melko hyvässä järjestyksessä eikä kirjanpito vaadi jatkuvaa selvittelyä, kirjanpitosi tekemiseen ei välttämättä kulu kovin paljon aikaa.
Silloin myös hinnan pitäisi mielestäni olla pienempi.
Pieni toiminimesi ei välttämättä tarvitse suurta kuukausipakettia
Monissa kirjanpitopalveluissa ja tilitoimistoissa hinnoittelu perustuu kiinteisiin kuukausipaketteihin.
Kirjanpitopalvelun myyjän tavoitteena on, että hinnoittelu helpompi ymmärtää. Maksat paketeissa aina saman summan joka kuukausi riippumatta siitä, kuinka paljon kirjanpitäjä todellisuudessa tekee työtä.
Kiinteä kuukausihinta ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita että toiminimesi kirjanpidon hinta on edullinen.
Jos yritykselläsi on vain muutama lasku tai kuitti kuukaudessa ja kirjanpidon tekemiseen menee varsin vähän aikaa, saatat maksaa joka kuukausi palvelupaketistasi enemmän kuin todellinen työmäärä koskaan edellyttäisi.
Tämä on tietenkin kirjanpitopalvelun tai ohjelmistomyyjä tavoite, koska heillä jää huomattavasti enemmän rahaa pienemmällä vaivalla.
Hullu maksaa -kirjanpidossa lähtökohtani on toinen.
Jatkuvan kirjanpidon perusmaksu on 25 euroa kuukaudessa + alv, minkä lisäksi veloitan aidosta tehdystä työstä 53,50 euroa tunnilta + alv.
Siksi hyvin pieni asiakas voi myös oikeassa elämässä saada kirjanpidon edullisesti.
Mitä kirjanpito maksaa, jos siihen menee pieni määrä aikaa?
Esimerkiksi, jos kuukauden kirjanpitoon kuluu noin 30 minuuttia, hinnaksi tulisi:
25,00 € + 26,75 € = 51,75 € + alv
Jos työhön kuluu yksi tunti:
25,00 € + 53,50 € = 78,50 € + alv
Jos työhön menee aikaa kaksi tuntia:
25 € + 107 € = 132 € + alv
Toiminta-ajatukseni on pohjimmiltaan yksinkertainen:
Jos toiminimesi kirjanpito aiheuttaa vähän työtä, sinun ei tarvitse maksaa suuren kuukausipaketin hintaa vain siksi, että ehkä joskus kuitteja ja laskuja tulisikin enemmän.
Mutta entä jos toiminimesi kirjanpidossa on paljon selvitettävää?
Silloin hinta nousee.
Ja juuri näin sen mielestäni pitääkin toimia.
Kaksi toiminimeä voi näyttää ulospäin lähes samanlaisilta. Molemmilla saattaa olla esimerkiksi 20–30 tositetta kuukaudessa.
Ensimmäinen yrittäjä toimittaa kaikki kuitit ja laskut selkeästi. Pankin tiliotteen tapahtumat täsmäävät aineistoon, eikä juuri mistään tarvitse kysyä erikseen.
Toiselta yrittäjältä puuttuu useita kuitteja. Maksuja pitää selvittää. Jotkin yksityismenot sekoittuvat toiminimen tapahtumiin. Kirjanpitäjän pitää kysellä ja palata samoihin tapahtumiin myöhemmin uudelleen.
Tositteiden määrä voi siis olla täsmälleen sama.
Mutta työmäärä ei ole.
Siksi pelkkään tositemäärään perustuva hinta ei aina kerro kovinkaan paljon kirjanpidon todellisesta työmäärästä.
Miksi maksaisit ongelmista, joita sinulla ei ole?
Tämä on mielestäni todelliseen työaikaan perustuvan hinnoittelun suurin etu pienelle toiminimelle:
Sinun ei tarvitse maksaa etukäteen siitä, että ehkä joskus tarvitsisit enemmän kirjanpitoa tai neuvontaa.
Jos toimittamasi tositteet ovat selkeitä ja toimitat ne ajallaan, toiminimen kirjanpidon kustannus pysyy helposti pienenä.
Jos jonakin kuukautena syntyykin poikkeuksellisesti enemmän työtä, esimerkiksi puuttuvan aineiston, viranomaisasian tai muun selvityksen vuoksi, kyseinen kuukausi maksaa enemmän.
Seuraava kuukausi voi taas olla aivan tavallinen.
Tämä sopii erityisen hyvin pienille yrityksille, joiden kirjanpidon työmäärä ei ole joka kuukausi samanlainen.
Vuosien kokemukseni pohjalta useimmat kuukaudet ovat paljon edullisempia kuin mahdollisen kiinteän paketin hinta olisi.
Edullinen kirjanpito ei tarkoita, että sinun pitää tehdä kaikki itse
Halvan hinnan ei mielestäni pitäisi perustua siihen, että kirjanpitäjä siirtää mahdollisimman suuren osan työstä asiakkaalle.
Siksi en edellytä, että asiakkaan pitäisi ottaa käyttöön jokin tietty kirjanpito-ohjelma vain voidakseen toimittaa aineistonsa.
Tositteita voi toimittaa esimerkiksi:
- WhatsAppilla
- Sähköpostilla
- Pilvipalvelun kautta
- Paperilla
- tai noiden yhdistelmänä.
Jos nykyinen tapasi toimii, sitä ei tarvitse vaihtaa vain siksi, että kirjanpitopalvelun myyjä suostuu vain tiettyyn toimitustapaan.
Miksi pyörä tarvitsisi keksiä uudelleen?
Pienelle toiminimelle kaikkein tehokkain järjestelmä ei aina ole uusi järjestelmä.
Joskus paras järjestelmä on se, jota yrittäjä jo osaa käyttää.
Sama ihminen tekee kirjanpidosi ja neuvoo yritystoiminnan kiemuroissa
Hintaan vaikuttaa myös se, mitä odotat kirjanpitopalvelultasi.
Jos haluat vain mahdollisimman automatisoidun kirjauspalvelun, markkinoilta löytyy siihen paljon vaihtoehtoja.
Omassa palvelussani ajatuksena on, että sama ihminen hoitaa kirjanpitosi ja tuntee yrityksesi tilanteen.
Jos jokin asia on epäselvä, voit aina kysyä.
Jos Verohallinto pyytää selvitystä tai pankki tarvitsee yrityksesi tietoja, asiaa ei tarvitse selvittää joka kerta kokonaan uuden ihmisen kanssa.
Tuttu kirjanpitäjäsi tuntee jo yritystoimintasi luvut ja taustan.
Neuvonnasta ja selvitystyöstä veloitetaan käytetyn ajan mukaan. Niistä ei kuitenkaan tarvitse maksaa jatkuvasti osana kiinteää pakettia, jos niitä ei tarvita.
Tekoälyn ja työkalujen pitäisi pienentää työmäärää, ei kasvattaa laskua
Käytän työssäni myös tekoälyä ja erilaisia tekoälyn avulla rakennettuja työkaluja silloin, kun ne nopeuttavat rutiinityötä.
Niillä voidaan esimerkiksi helpottaa tositteiden löytämistä, täsmäyttämistä, puuttuvien tietojen havaitsemista ja erilaisten selvitysten tekemistä.
Omassa tuotannossani tekoälyn avulla toteutetut työkalut eivät maksa sinulle mitään, koska en käytä niiden osana yleisluontoisia myynnissä olevia ohjelmistoja jotka laskutetaan asiakkaalta ulkopuolisella lisenssillä. Sen sijaan työkaluni ovat paikallisia, ainutlaatuisia, vain asiakkaideni hyödyksi luotuja ja itse varmuuskopioituja.
Ajatus ei ole siirtää kirjanpitoa tekoälyn vastuulle.
Tekoäly on renki, ei isäntä.
Jos työ voidaan tehdä luotettavasti nopeammin työkalujen avulla, asiakkaan ei pitäisi joutua maksamaan ylimääräisistä käsityönä tehdyistä tunneista vain siksi, että työ on ennen tehty hitaammin.
Milloin Hullu maksaa -kirjanpito on erityisen edullinen?
Hinnoittelumalli sopii yleensä parhaiten toiminimelle, jossa:
- tositteita ei ole valtavaa määrää
- aineisto toimitetaan järjestelmällisesti
- puuttuvia kuitteja ja laskuja on vähän
- liiketoiminta on yleensä suoraviivaista
- neuvontaa tarvitaan silloin tällöin, mutta ei jatkuvasti.
Tällaisessa yrityksessä kirjanpidon työmäärä voi olla pieni, jolloin myös lasku jää pieneksi.
Milloin kirjanpito maksaa enemmän?
Hinta kasvaa esimerkiksi silloin, jos:
- tositteita puuttuu paljon
- tapahtumien tarkoitus on epäselvä
- toiminimen ja yksityistalouden rahaliikenne sekoittuu jatkuvasti
- yrityksellä on paljon poikkeavia tapahtumia
- neuvontaa tarvitaan paljon
- erillisiä selvityksiä on tehtävä runsaasti.
Mallissani asiakas ei siis saa rajattomasti työtä kiinteällä kuukausihinnalla.
Mutta hän ei myöskään maksa rajattomasta työstä osana pakettihintaa silloin, kun sitä ei ole.
Halvin kirjanpito on sellainen, jossa et maksa turhasta
Kirjanpitopalveluja vertaillessa kannattaa kysyä kuukausihinnan lisäksi ainakin nämä kysymykset:
- mitä hintaan oikeasti kuuluu?
- onko pakko käyttää tiettyä maksullista ohjelmistoa?
- saako aineiston toimittaa itselle sopivalla tavalla?
- kuuluuko neuvonta palveluun vai veloitetaanko siitä erikseen?
- hoitaako sama henkilö yrityksesi asioita?
- mitä tapahtuu, jos jokin kuukausi vaatii tavallista enemmän tai vähemmän työtä?
Pienen toiminimen kannalta hyvä hinnoittelu ei mielestäni tarkoita sitä, että kaikki asiakkaat maksavat saman summan.
Se tarkoittaa sitä, että pieni ja helppo kirjanpito saa myös olla pieni ja halpa.
Paljonko sinun toiminimesi kirjanpito maksaisi?
Voit arvioida hinnan Hullu maksaa -kirjanpidon hintalaskurilla.
