Verottajalta tuli selvityspyyntö – mitä yrittäjän pitää tehdä?
OmaVeroon ilmestyy uusi viesti.
Verohallinto pyytää selvitystä.
Siinä vaiheessa ihmisen mielikuvitus ehtii usein tehdä huomattavasti enemmän töitä kuin Verohallinto.
Mitä olen tehnyt?
Onko kirjanpidossa jotain pahasti väärin?
Epäilläänkö minua jostakin?
Tuleeko verotarkastus?
Paljonko tästä tulee maksettavaa?
Pitäisikö minun vastata heti?
Ensimmäiseksi kannattaa tehdä jotain paljon tylsempää.
Lue, mitä Verohallinto oikeasti kysyy.
Selvityspyyntö ei itsessään tarkoita sitä, että Verohallinto olisi jo todennut sinun tehneen jotain väärin.
Verohallinto itse määrittelee selvityspyynnön yksinkertaisesti pyynnöksi saada verotusta varten lisää tietoja.
Joskus tarvitaan yksi tosite.
Joskus yhden luvun selitys.
Joskus halutaan tietää, mistä jokin vähennys muodostuu.
Joskus kysymyksiä on paljon.
Ja joskus selvityspyyntö näyttää huomattavasti suuremmalta kuin asia, jota oikeasti selvitetään.
Miksi Verohallinto lähettää selvityspyynnön?
Syitä voi olla monia.
Jokin veroilmoituksessa oleva tieto voi tarvita tarkempaa selitystä.
Ilmoituksen tiedot voivat näyttää keskenään epäjohdonmukaisilta.
Verohallinnon käyttämissä valikoinneissa esimerkiksi ilmoitusten epäjohdonmukaisuudet voivat johtaa siihen, että asia nousee virkailijan tarkempaan käsittelyyn. Tällöin virkailija voi pyytää tarvittavia lisäselvityksiä ennen asian ratkaisemista.
Selvityspyyntö voi liittyä myös esimerkiksi:
- veroilmoituksen yksittäiseen kohtaan
- vähennykseen
- kirjanpidon ja ilmoitettujen tietojen väliseen eroon
- Verohallinnon rekistereihin
- ilmoittamisessa havaittuun epäjohdonmukaisuuteen
- Verohallinnon muualta saamaan tietoon
- johonkin muuten tarkemmin käsiteltäväksi valikoituneeseen asiaan.
Joskus Verohallinto selvittää tiettyä kysymystä laajemminkin.
Jos jossakin asiassa tai toiminnassa on havaittu epäselvyyksiä, samaa asiaa voidaan luonnollisesti joutua tarkastelemaan muidenkin verovelvollisten kohdalla.
Yrittäjän kannalta tärkeä asia on tämä:
Selvityspyyntö kertoo siitä, että Verohallinto haluaa tietää jotain lisää. Se ei vielä kerro, mikä lopputulos tulee olemaan.
Verohallinto ei välttämättä ole vielä itsekään ratkaissut asiaa
Selvityspyyntö voi tuntua helposti kokeelta.
Verohallinto tietää vastauksen.
Nyt yrittäjän pitää vain antaa oikea vastaus.
Käytännössä verotus ei aina ole näin yksinkertaista.
Jotkin asiat ovat hyvin selviä.
Toiset vaativat enemmän tulkintaa.
Jos asia nousee virkailijakäsittelyyn ja asiakas antaa selvityksen, Verohallinnon omien prosessikuvausten mukaan virkailija tutkii ja ratkaisee asian.
Virkailijakin voi joutua selvittämään asiaa.
Verolainsäädäntöä voidaan joutua tulkitsemaan.
Verohallinnon syventäviä vero-ohjeita voidaan joutua tarkistamaan.
Vaikeammassa tapauksessa tarvitaan lisää asiantuntemusta ennen kuin lopputulos on selvä.
Tämä on hyvä muistaa, jos selvityspyyntö tuntuu siltä kuin sen mukana olisi jo tullut näkymätön tuomio.
Joskus selvitystä pyydetään juuri siksi, ettei asiaa voida ratkaista ilman lisätietoa.
Lue selvityspyyntö ensin kokonaan
Ensimmäinen käytännön ohje on hyvin yksinkertainen.
Älä ala vastata ensimmäiseen kysymykseen heti kun olet lukenut sen.
Lue ensin koko kirje.
Katso:
- mitä asiaa selvitetään
- mitä kysymyksiä esitetään
- mitä asiakirjoja pyydetään
- mikä on vastaamisen määräpäivä
- pitääkö vastaus antaa vapaamuotoisesti vai esimerkiksi korjaamalla veroilmoituksen tietoja.
Verohallinnon nykyisessä OmaVero-ohjeessa selvityspyyntöön voidaan tilanteesta riippuen vastata joko tekemällä tai täydentämällä veroilmoitus tai hakemus taikka antamalla vapaamuotoinen vastaus. OmaVero näyttää juuri kyseisessä tilanteessa käytettävissä olevat vaihtoehdot.
Sen jälkeen voit käydä kysymykset läpi yksi kerrallaan.
Se muuttaa jo paljon.
Seitsemäntoista kohdan Verohallinnon kirje on paljon pelottavampi kuin seitsemäntoista erillistä kysymystä.
Joskus selvityspyyntö näyttää aivan vakiopohjalta
Tämä tulee vastaan käytännössäkin.
Joskus selvityspyyntö on hyvin tarkasti juuri kyseiseen tilanteeseen kirjoitettu.
Siinä kysytään täsmälleen siitä tapahtumasta tai luvusta, joka tarvitsee selityksen.
Joskus taas kysymysten perusteella näyttää varsin selvältä, että käytössä on ollut laajempi valmis kysymyspohja.
Silloin joukossa voi olla kohtia, jotka eivät sovi yritykseen lainkaan.
Esimerkiksi yrityksellä:
- ei ole kyseisenlaisia tuloja
- ei ole tällaista omaisuutta
- ei ole kyseistä toimintaa
- ei ole sellaisia tapahtumia, joista kysytään.
Uudelle yrittäjälle tämä voi olla hämmentävää.
Miksi Verohallinto kysyy minulta tästä, jos tällaista ei ole koskaan edes tapahtunut?
Vastaus voi olla hyvin yksinkertainen.
Kysymys ei ehkä vain sovellu tilanteeseesi.
Silloin vastaukseksi ei tarvitse rakentaa verotuksellista pienoisromaania.
Usein riittää selkeä tieto:
“Ei koske yrityksen toimintaa.”
Tai:
“Yrityksellä ei ole tällaisia tapahtumia.”
Kokemus muuttaa selvityspyynnön ulkonäköä aika paljon.
Yrittäjä saattaa nähdä kaksitoista vakavan näköistä kysymystä.
Kirjanpitäjä voi nähdä:
Kuusi ei koske yritystä, kolmeen vastataan yhdellä lauseella ja nämä kolme ovat ne, joita oikeasti pitää selvittää.
Vastaa siihen mitä kysytään
Tämä on ehkä tärkeimpiä neuvoja koko asiassa.
Selvityspyyntöön ei tarvitse varmuuden vuoksi lähettää yrityksen koko kirjanpitoa, sopimusarkistoa, pankkihistoriaa ja yrittäjän lapsuuden koulutodistuksia.
Verohallintokin ohjeistaa, ettei selvityspyyntöön pidä liittää tositteita tai vapaamuotoisia selvityksiä, ellei niitä erikseen pyydetä. Tarpeeton erillinen vastaus voi jopa hidastaa asian käsittelyä.
Hyvä vastaus on:
- selkeä
- kysymykseen vastaava
- tarvittaessa perusteltu
- tarvittavilla asiakirjoilla tuettu.
Hyvä selvitys ei ole mahdollisimman pitkä selvitys.
Se on selvitys, jonka jälkeen käsittelijä ymmärtää sen asian, jota hän yritti selvittää.
Selvitä ensin mitä oikeasti tapahtui
Ennen vastauksen kirjoittamista kannattaa tarvittaessa palata kirjanpitoon ja alkuperäisiin tapahtumiin.
Selvitä esimerkiksi:
- mistä kysytty luku muodostuu
- mitä tositteita siihen liittyy
- miten tapahtuma on kirjattu
- onko veroilmoitus tehty kirjanpidon mukaisesti
- mitä yrityksessä oikeasti tapahtui
- miksi meno liittyy yritystoimintaan.
Vastauksen sanamuoto ei ole ensimmäinen ongelma.
Ensimmäinen ongelma on tietää faktat.
Kirjanpitäjän näkökulmasta selvityspyyntö onkin usein enemmän tutkimista kuin kirjoittamista.
Kun tapahtuma on selvitetty, vastaus voi olla hyvinkin lyhyt.
Jos itse tapahtumaa ei vielä ymmärretä, kolmen sivun kaunis selitys ei erityisesti auta.
Mitä jos selvityspyyntö paljastaa oikean virheen?
Niinkin voi käydä.
Selvityspyyntöön vastatessa voi huomata, että:
- kirjanpidosta puuttuu tulo
- jokin meno on kirjattu väärin
- vähennys ei olekaan oikein
- veroilmoitukselle on siirtynyt väärä luku
- kirjanpidon ja veroilmoituksen tiedot eivät täsmää.
Silloin seuraava vaihe ei ole yrittää keksiä selitystä sille, miksi väärä tieto olisi oikea.
Selvitetään oikea tieto ja korjataan asia oikealla tavalla.
Virheen löytyminen ei tee selvityspyynnöstä katastrofia.
Se vain muuttaa kysymyksen.
Enää ei tarvitse pohtia:
“Onkohan tässä virhe?”
Nyt tiedetään, mikä pitää korjata.
Entä jos mitään virhettä ei löydy?
Sitten vastataan sen mukaan.
Jos kysytty käsittely on oikein ja sille löytyy tarvittava peruste, se kerrotaan.
Selvityspyynnön tarkoitus ei ole automaattisesti saada yrittäjää muuttamaan veroilmoitustaan.
Joskus Verohallinto tarvitsee vain lisätiedon voidakseen hyväksyä asian sellaisena kuin se on ilmoitettu.
Tämä on yksi syy siihen, miksi paniikissa ei kannata alkaa muuttaa kirjanpitoa vain siksi, että viranomainen esitti kysymyksen.
Kysymys ei vielä tarkoita, että alkuperäinen vastaus oli väärä.
Entä jos et voi vielä vastata selvityspyyntöön?
Tämäkin on täysin mahdollinen tilanne.
Verohallinto voi pyytää asiakirjaa, jota sinulla ei vielä ole.
Tarvittava tieto voi riippua esimerkiksi:
- toisen viranomaisen päätöksestä
- lausunnosta
- todistuksesta
- muusta asiakirjasta, jonka saat vasta myöhemmin.
Silloin määräpäivä ei tietenkään saa puuttuvaa viranomaisasiakirjaa ilmestymään pöydälle tahdonvoimalla.
Kerro mahdollisimman selvästi:
- mikä tieto tai asiakirja puuttuu
- miksi sitä ei vielä ole
- mistä se on tulossa
- milloin sen arvioidaan olevan saatavilla.
Joissakin henkilön tuloverotusta koskevissa tilanteissa lisäaikaa voi pyytää suoraan OmaVerossa, jos kyseisessä selvityspyynnössä näkyy tätä varten linkki. Vastausta voi myös täydentää niin kauan kuin vastauslinkki on näkyvissä OmaVerossa.
Kaikissa tilanteissa lisäajan hakeminen ei toimi samalla tavalla, joten juuri saadun selvityspyynnön omat ohjeet kannattaa lukea.
Joskus tarvittava paperi tulee yksinkertaisesti liian myöhään
Sitten hallinto alkaa näyttää hallinnolta.
Verohallinnon pitää ehkä ratkaista asia ennen kuin toiselta viranomaiselta odotettu asiakirja valmistuu.
Päätös tehdään sillä aineistolla, joka sillä hetkellä on käytettävissä.
Myöhemmin puuttunut asiakirja saadaan.
Jos verotus on sillä välin jo päättynyt, uutta tietoa ei enää välttämättä voida vain lisätä alkuperäiseen veroilmoitukseen.
Tuloverotuksessa jo päättyneeseen verotukseen haetaan muutosta oikaisuvaatimuksella. Oikaisuvaatimuksen voi tehdä OmaVerossa, ja se osoitetaan verotuksen oikaisulautakunnalle.
Ja juuri tässä kohtaa hallinnollinen sanasto tekee parhaansa.
“Verotuksen oikaisulautakunta” kuulostaa pahemmalta kuin sen välttämättä tarvitsee
Asiakkaalle sanat voivat kuulostaa tältä:
VEROTUKSEN OIKAISULAUTAKUNTA.
Seuraavaksi ehkä oikeussali.
Puinen pöytä.
Kolme ankaraa henkilöä.
Todistajanvala.
Todellisuus voi olla huomattavasti arkisempi:
Tarvittava asiakirja saatiin vasta nyt.
Sen vuoksi tehdään kirjallinen oikaisuvaatimus.
Siinä kerrotaan, mitä päätökseen halutaan muuttaa ja millä perusteella.
Asiakirja liitetään mukaan.
Oikaisuvaatimuksen voi tehdä OmaVerossa.
Ja vielä yksi vähän vähemmän dramaattinen yksityiskohta: Verohallinto voi myös itse hyväksyä asiakkaan oikaisuvaatimuksen. Kokonaan hyväksytty oikaisuvaatimus ei Verohallinnon oman syventävän ohjeen mukaan pääsääntöisesti edes mene varsinaisen oikaisulautakunnan käsiteltäväksi.
Eli:
Asiakas: “SE MENEE OIKAISULAUTAKUNTAAN?”
Kirjanpitäjä: “Joo. Se puuttunut paperi tuli nyt. Tehdään oikaisu.”
Hallinnollisen termin tunnevaikutus ja käytännön työmäärä eivät aina elä samassa mittakaavassa.
Selvityspyyntöön liittyvä päätös voi joskus kestää pitkään
Jotkut asiat ratkeavat yhdellä vastauksella.
Toisissa Verohallinto pyytää vielä jotain lisää.
Joskus tarvitaan uusi asiakirja.
Joskus odotetaan toista viranomaista.
Joskus asia vaatii tarkempaa käsittelyä.
Joskus aikaa vain kuluu.
Tämä on hyvä ymmärtää erityisesti siksi, että ihminen tulkitsee ajan helposti merkiksi vaarasta.
Viikko.
Kuukausi.
Kolme kuukautta.
“Miksi tämä kestää näin kauan? Tässä täytyy olla jotain pahasti vialla.”
Ei välttämättä.
Verohallinnon nykyisessä käsittelyaika-arviossa esimerkiksi henkilöasiakkaiden tuloverotuksen oikaisuvaatimuksista 80 prosenttia käsitellään alle 10 kuukaudessa. Joidenkin muiden verolajien oikaisujen ennusteet ovat vielä pidempiä.
Pitkä käsittelyaika ei siis yksin kerro asian vakavuudesta.
Joskus se kertoo vain siitä, että hallinto liikkuu hitaasti.
Joskus verotus on vain “kesken”
Myös ilman selvityspyyntöä.
OmaVerossa voi näkyä, että verotuksen käsittely on kesken. Verohallinnon oman ohjeen mukaan tämä on eri käsittelyvaihe kuin se, että asiakkaalle on lähetetty selvityspyyntö. Kun käsittely valmistuu, asiakas saa verotuspäätöksen.
Yrittäjän näkökulmasta tilanne voi olla raivostuttavan epämääräinen.
Verotus on kesken.
Miksi?
Ei tietoa.
Tarvitaanko minulta jotain?
Ei ainakaan vielä.
Sitten kuluu aikaa ja päätös tulee ilman, että mitään kysyttiin.
Tällaisesta ei kannata päätellä liikaa.
On täysin mahdollista, että asia on ollut tarkemmassa käsittelyssä mutta lisätiedolle ei ole lopulta nähty tarvetta.
Kaikki tarkempi käsittely ei johda selvityspyyntöön.
Eikä pelkkä käsittelyn pitkittyminen tarkoita automaattisesti ongelmaa.
Selvityspyyntöön kannattaa vastata määräajassa
Tämä on se tylsä mutta tärkeä osa.
Selvityspyynnössä kerrotaan vastaamisen määräpäivä. Se näkyy myös OmaVerossa.
Älä siis laita kirjettä “katson tämän joskus” -pinoon.
Jos Verohallinto ei saa pyytämäänsä selvitystä, asia voidaan joutua ratkaisemaan ilman sitä.
Joissakin selvityspyynnöissä kirjeessä kerrotaan myös mahdollisesta verosta ja veronkorotuksesta, jotka voidaan määrätä, jos pyydettyä tietoa ei toimiteta määräajassa.
Tämä ei tarkoita, että selvityspyyntöä pitäisi pelätä.
Se tarkoittaa, että siihen kannattaa reagoida.
Rauhallisesti mutta määräajassa.
Milloin selvityspyyntöön voi vastata itse?
Aivan hyvin monessa tilanteessa.
Esimerkiksi jos:
- ymmärrät mitä kysytään
- tiedät vastauksen
- löydät pyydetyn asiakirjan
- kysymys koskee yhtä yksinkertaista asiaa
- verotuksellinen käsittely on sinulle selvä.
Jos Verohallinto kysyy yhtä yksityiskohtaa ja pystyt vastaamaan siihen helposti, kirjanpitäjää ei tarvitse kutsua paikalle suorittamaan seremoniallista PDF-tiedoston lähettämistä.
Lue pyyntö.
Vastaa.
Valmis.
Milloin selvityspyyntö kannattaa antaa kirjanpitäjälle?
Tilanne muuttuu, jos et oikeastaan tiedä, mitä pitäisi vastata.
Kirjanpitäjästä voi olla hyötyä esimerkiksi silloin, kun:
- selvityspyyntö koskee kirjanpidon lukuja
- et tiedä, mistä kysytty summa muodostuu
- veroilmoitus ja kirjanpito eivät näytä täsmäävän
- kysymys koskee vähennyksen verotuksellista käsittelyä
- tarvittavia tositteita pitää etsiä
- epäilet kirjanpidossa olevan virheen
- kysymyksiä on paljon
- osa kysymyksistä ei näytä edes soveltuvan tilanteeseen
- Verohallinto pyytää vastauksen jälkeen lisää selvitystä
- asia on menossa oikaisuun
- tai et vain halua alkaa selvittää koko asiaa itse.
Tässä kokemuksella on paljon merkitystä.
Ensimmäisen selvityspyynnön saanut yrittäjä näkee helposti:
virallisen Verohallinnon asiakirjan täynnä vakavan näköisiä kysymyksiä.
Kirjanpitäjä voi nähdä:
kaksi oikeaa kysymystä, neljä kohtaa jotka eivät koske yritystä ja yhden tositteen joka pitää löytää.
Se ei tee selvityspyynnöstä merkityksetöntä.
Se vain palauttaa sen oikeisiin mittasuhteisiin.
Kirjanpitäjäkään ei välttämättä tiedä vastausta heti
Tämäkin kannattaa hyväksyä.
Jos kysymys on helppo, vastaus voi olla välittömästi selvä.
Jos asia on tulkinnanvarainen, kirjanpitäjä joutuu selvittämään sitä.
Joskus Verohallinnon virkailijakin joutuu selvittämään sitä.
Ja joskus eri ihmiset lukevat samaa syventävää vero-ohjetta yrittäen päätellä, mitä juuri tässä tilanteessa pitäisi tehdä.
Verotus ei ole aina kone, johon syötetään tapahtuma ja toisesta päästä tulee yksi kiistaton vastaus.
Siksi vaikeassa selvityspyynnössä tärkeä osa asiantuntijatyötä voi olla juuri se, että ensin selvitetään:
Mikä tässä oikeastaan on oikea verotuksellinen käsittely?
Vasta sitten kirjoitetaan vastaus.
Mitä selvityspyynnön kanssa ei kannata tehdä?
Älä jätä sitä avaamatta
Selvityspyyntö ei yleensä parane säilyttämällä.
Älä vastaa ensimmäisessä paniikissa
Lue ensin mitä oikeasti kysytään.
Älä keksi tietoja
Jos et tiedä, selvitä.
Älä muuta kirjanpitoa vain siksi, että Verohallinto kysyi jotain
Selvitä ensin, onko virhettä edes olemassa.
Älä lähetä kaikkea mahdollista aineistoa varmuuden vuoksi
Verohallinto nimenomaan ohjeistaa toimittamaan pyydetyt tiedot ja liitteet eikä tarpeettomia lisäselvityksiä.
Älä oleta, että jokainen kysymys välttämättä koskee sinua
Jos kysymys ei sovellu yrityksen tilanteeseen, sano se.
Älä päättele asian vakavuutta käsittelyajan perusteella
Aika ei ole diagnoosi.
Verottajalta tuli selvityspyyntö – tee näin
Jos OmaVeroon ilmestyy selvityspyyntö, etene tässä järjestyksessä.
1. Lue koko selvityspyyntö
Älä vielä vastaa.
Selvitä ensin kokonaisuus.
2. Tarkista määräpäivä
Se näkyy selvityspyynnössä ja OmaVerossa.
3. Käy kysymykset läpi yksi kerrallaan
Merkitse:
- mikä koskee sinua
- mikä ei koske
- mihin tiedät vastauksen
- mitä pitää selvittää.
4. Tarkista kirjanpito ja tositteet
Selvitä mistä kysytyt luvut ja tapahtumat tulevat.
5. Kerää pyydetty aineisto
Ei kaikkea mahdollista aineistoa.
Vain se, mitä tarvitaan.
6. Vastaa selkeästi siihen mitä kysytään
Pitkä vastaus ei ole automaattisesti hyvä vastaus.
7. Jos jokin tieto ei ole vielä saatavilla, kerro se
Selvitä samalla, voiko vastaamiseen saada lisäaikaa.
8. Jos löydät oikean virheen, korjaa se
Älä yritä selittää väärää oikeaksi.
9. Jos et ymmärrä kysymystä tai verotuksellista käsittelyä, pyydä apua
Kaikkea ei tarvitse ratkaista itse.
Selvityspyyntö on yleensä paljon arkisempi kuin miltä se näyttää
Selvityspyyntö voi tarkoittaa, että yksi luku tarvitsee selityksen.
Yksi vähennys pitää perustella.
Yksi tosite puuttuu.
Jokin tieto ei täsmää Verohallinnon käytettävissä olevaan tietoon.
Jokin asia on valikoitunut tarkemmin käsiteltäväksi.
Tai saat pitkän kysymyspatteriston, josta puolet ei edes koske yritystäsi.
Joskus löytyy virhe.
Joskus kaikki on kunnossa.
Joskus asia ratkeaa yhdellä vastauksella.
Joskus Verohallinto kysyy lisää.
Joskus odotetaan toisen viranomaisen paperia.
Joskus päädytään tekemään oikaisuvaatimus.
Ja joskus asia vain kestää.
Selvityspyyntöä ei siksi kannata lähestyä ensimmäiseksi kysymyksellä:
“Kuinka pahassa pulassa olen?”
Paljon hyödyllisempi kysymys on:
“Mitä Verohallinto tässä oikeasti haluaa tietää?”
Kun sen kysymyksen löytää, valtavalta näyttävä viranomaiskirje muuttuu usein takaisin siksi mitä se alun perin oli:
muutamaksi asiaksi, jotka pitää selvittää ja joihin pitää vastata.
