Rakennusalan toiminimen kirjanpito – kulut, vähennykset ja tositteet

Rakennusalan toiminimiyrittäjän kirjanpito ei välttämättä ole erityisen vaikeaa. Siinä on kuitenkin yksi ominaisuus, joka tekee siitä helposti työlästä: rahaa liikkuu jatkuvasti moneen suuntaan ja erilaisia tositteita kertyy nopeasti.

Yhtenä päivänä ostat rautakaupasta tarvikkeita asiakkaan työmaalle, toisena uuden työkalun, kolmantena tankkaat auton ja neljäntenä maksat aliurakoitsijan laskun. Välissä ajat asiakkaalta toiselle ja haet materiaaleja kesken työpäivän.

Kun kaikki kirjataan ja dokumentoidaan ajallaan, kirjanpito pysyy varsin hallittavana. Jos kuitit sen sijaan viettävät puoli vuotta pakettiauton hansikaslokerossa, tehtävä muuttuu huomattavasti mielenkiintoisemmaksi.

Tässä artikkelissa käyn läpi rakennusalan toiminimen tavallisimpia kuluja ja vähennyksiä sekä sitä, mitä kirjanpitoa varten kannattaa käytännössä pitää tallessa.

Mitä rakennusalan toiminimiyrittäjä voi vähentää?

Perusperiaate on yksinkertainen: yritystoiminnan tulon hankkimiseen ja säilyttämiseen liittyviä menoja voidaan yleensä vähentää yritystoiminnan verotuksessa. Toiminimiyrittäjän vähennettäviä kuluja voivat olla esimerkiksi autokulut, työmatkakulut, työtilan kulut sekä yritystoiminnan koneet ja kalusto.

Rakennusalalla tämä tarkoittaa käytännössä varsin monenlaisia hankintoja.

Työkalut ja koneet

Vasarat, porakoneet, sahat, mittalaitteet, hiomakoneet ja muut työssä tarvittavat välineet ovat tyypillisiä rakennusalan yrityksen hankintoja.

Kaikkea ei kuitenkaan vähennetä verotuksessa samalla tavalla.

Jos käyttöomaisuuden arvioitu käyttöikä on enintään kolme vuotta, hankintahinnan voi vähentää kerralla. Myös enintään 1 200 euroa maksavan yksittäisen pienhankinnan voi vähentää kerralla. Pienhankintoja voi tällä perusteella vähentää yhteensä enintään 3 600 euroa vuodessa. Kalliimpien ja pitkäikäisempien koneiden ja laitteiden hankintameno vähennetään yleensä poistoina useamman vuoden aikana.

Käytännössä siis muutaman sadan euron työkalu ja useiden tuhansien eurojen kone eivät välttämättä päädy verotuksessa kuluksi samalla tavalla.

Rakennustarvikkeet ja materiaalit

Työhön hankittavat rakennusmateriaalit ja tarvikkeet ovat yritystoiminnan kuluja silloin, kun ne liittyvät yrityksen tekemään työhön.

Tällaisia voivat olla esimerkiksi:

• puutavara
• levyt
• maalit ja tasoitteet
• kiinnikkeet
• sähkö- ja LVI-tarvikkeet
• suojamateriaalit
• muut asiakkaan kohteessa käytettävät tarvikkeet.

Sillä ei ole merkitystä, että materiaalit laskutetaan myöhemmin asiakkaalta osana urakkaa. Sekä ostot että asiakkaalta saadut tulot kuuluvat yritystoiminnan kirjanpitoon.

Rakennusalalla kannattaa myös välttää tilannetta, jossa yhdestä rautakauppakuitista pitäisi kuukausia myöhemmin päätellä, mikä kuului asiakkaan tilaamaan työhön ja mikä lähti samalla ostoskerralla omaan autotalliin.

Työvaatteet ja suojavarusteet

Rakennusalalla työvaatteiden kohdalla on tärkeää erottaa työn vuoksi tarvittavat varusteet tavallisesta vaatetuksesta.

Esimerkiksi työssä tarvittavat:

• turvakengät
• suojakypärät
• suojalasit
• kuulosuojaimet
• hengityssuojaimet
• muut varsinaiset suojavarusteet

liittyvät selvästi työn tekemiseen.

Tavallisen vaatetuksen kohdalla vähennysoikeus ei ole yhtä suoraviivainen. Verotuksessa tavalliset vaatteet ovat lähtökohtaisesti yksityisiä elantomenoja, vaikka niitä käytettäisiin työssä. Sen sijaan varsinaiset suojavaatteet ja vain työtehtävissä käytettävä erityinen vaatetus voidaan tietyin edellytyksin katsoa vähennyskelpoiseksi.

Pelkästään se, että farkut likaantuvat rakennustyömaalla, ei siis vielä tee farkkujen ostamisesta verosuunnittelua.

Auto ja ajot ovat rakennusalalla iso osa kirjanpitoa

Monelle rakennusalan yrittäjälle auto on käytännössä yksi tärkeimmistä työvälineistä.

Autolla voidaan ajaa:

• asiakkaiden kohteisiin
• työmaalta toiselle
• hakemaan rakennustarvikkeita
• kuljettamaan työkaluja ja koneita
• tapaamaan asiakkaita tai yhteistyökumppaneita.

Autokulujen verokäsittely riippuu muun muassa siitä, kuuluuko auto yritystoiminnan vai yrittäjän yksityistalouden varoihin.

Jos yli puolet auton verovuoden kilometreistä on elinkeinotoiminnan ajoja, auto kuuluu lähtökohtaisesti elinkeinotoiminnan kalustoon. Jos elinkeinotoiminnan ajoja on enintään puolet, auto kuuluu yksityistalouteen ja yritysajoista voidaan tietyin edellytyksin tehdä lisävähennys.

Tämän vuoksi ajopäiväkirja on rakennusalan yrittäjälle poikkeuksellisen hyödyllinen.

Ajopäiväkirjasta tai muusta vastaavasta selvityksestä pitäisi pystyä osoittamaan yritystoimintaan liittyvät ajot.

Jos vuoden lopussa ainoa tieto on, että autolla ajettiin noin 28 000 kilometriä ja “suurin osa varmaan työajoa”, kirjanpitäjälle on annettu enemmän arvoitus kuin kirjanpitoaineisto.

Puhelin, tietokone ja ohjelmistot

Rakennusalan yrityksessä tarvitaan nykyisin muutakin kuin työkalupakki.

Yritystoimintaan voi liittyä esimerkiksi:

• tietokone tai tabletti
• laskutusohjelma
• työajanseuranta
• suunnittelu- ja mittausohjelmistot
• pilvipalvelut
• verkkosivut
• sähköposti
• mainonta
• muut yritystoiminnassa käytettävät digitaaliset palvelut.

Yritystoiminnan käytössä olevan tietokoneen ja muiden työvälineiden hankintamenoja voidaan vähentää niiden yrityskäytön perusteella. Yksityis- ja yrityskäytön yhdistyessä vain yritystoimintaan kuuluva osuus on yrityksen vähennyskelpoista menoa.

Puhelimen kohdalla kannattaa erityisesti erottaa itse laitteen ja liittymän käyttö sekä yritystoiminnan todelliset kustannukset toisistaan.

Alihankkijat ja muut ostetut palvelut

Rakennusalalla kaikkea ei tarvitse eikä yleensä edes kannata tehdä itse.

Yritys voi ostaa esimerkiksi:

• toisen yrittäjän työpanosta
• sähkö- tai LVI-töitä
• koneurakointia
• suunnittelua
• kuljetuksia
• jätehuoltoa
• kirjanpitoa
• muita yritystoimintaan tarvittavia palveluja.

Näistä tarvitaan kirjanpitoon asianmukaiset laskut tai muut tositteet.

Jos rakennusalan yrittäjä toimii itse tilaajana ja ostaa rakentamispalveluja toisilta yrityksiltä, vastaan voivat tulla myös rakentamisen tiedonantovelvollisuudet. Urakkatiedot on nykyisten sääntöjen mukaan annettava, kun ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan urakkasopimuksen yhteenlaskettu arvo ilman arvonlisäveroa ylittää 15 000 euroa.

Tämä on hyvä esimerkki siitä, miksi rakennusalan kirjanpidossa ei aina riitä pelkkä tulojen ja menojen kirjaaminen.

Rakennusalan tositteista syntyy helposti sotku

Rakennusalan yrittäjälle voi tulla kuukauden aikana huomattavasti enemmän tositteita kuin esimerkiksi kotona työskentelevälle konsultille.

Niitä tulee rautakaupoista, huoltoasemilta, verkkokaupoista, varaosaliikkeistä ja lukuisilta palveluntarjoajilta.

Osa saapuu sähköpostiin, osa verkkolaskuina ja osa paperisena.

Arvonlisäveron vähennyksen lähtökohtana on, että hankinta liittyy vähennykseen oikeuttavaan liiketoimintaan. Vähennyksen osoittamiseksi yrityksen on normaalisti pystyttävä esittämään lasku tai muu asianmukainen tosite.

Pelkkä pankkitapahtuma ei kerro, mitä olet ostanut

Pankkitilillä voi lukea esimerkiksi:

RAUTAKAUPPA 187,40 €

Siitä tiedetään varmasti lähinnä kaksi asiaa: rahaa meni 187,40 euroa ja joku rautakauppa sai sen.

Kirjanpidon ja verotuksen kannalta pitäisi kuitenkin tietää, mitä ostettiin, liittyikö hankinta yritystoimintaan ja sisältyikö ostoon vähennettävää arvonlisäveroa.

Siksi varsinainen kuitti tai lasku kannattaa säilyttää.

Tee tositteiden toimittamisesta mahdollisimman tylsää

Tässä tylsyys on etu.

Paras järjestelmä ei ole sellainen, joka vaatii yrittäjältä joka kuukausi uuden päätöksen siitä, minne kuitit tällä kertaa laitetaan.

Valitse yksi toimiva tapa ja käytä sitä jatkuvasti. Kun ostolaskut, kuitit ja muut tositteet tulevat kirjanpitoon samalla tavalla kuukausi toisensa jälkeen, sekä yrittäjän että kirjanpitäjän työ helpottuu.

Rakennusalan arvonlisäverossa on omat erityispiirteensä

Rakentamispalveluissa vastaan tulee tavallisen arvonlisäveron lisäksi rakennusalan käännetty arvonlisäverovelvollisuus.

Normaalisti myyjä lisää arvonlisäveron laskuun ja tilittää sen Verohallinnolle. Rakennusalan käännetyssä arvonlisäverossa verosta vastaa sen sijaan rakentamispalvelun ostaja.

Käännettyä verovelvollisuutta sovelletaan, kun kyseessä on lain tarkoittama rakentamispalvelu tai siihen liittyvä työvoiman vuokraus ja ostaja harjoittaa rakentamispalvelujen myyntiä muuten kuin satunnaisesti tai täyttää muun säännöksessä mainitun ehdon. Käännettyä verovelvollisuutta ei esimerkiksi sovelleta rakentamispalvelun myyntiin tavalliselle yksityishenkilölle eikä pelkkään rakennustarvikkeiden myyntiin.

Rakentamispalvelujen yleinen arvonlisäverokanta on tällä hetkellä 25,5 prosenttia. Käännetyssä verovelvollisuudessa myyjä tekee laskun ilman arvonlisäveroa ja laskuun merkitään tieto käännetystä verovelvollisuudesta.

Juuri tässä kohdassa rakennusalan yrittäjän kannattaa olla tarkkana. Se, että kaksi laskua koskee saman näköistä remonttityötä, ei vielä tarkoita, että niiden arvonlisävero käsitellään aina samalla tavalla.

Voinko maksaa yrityksen ostoksen omalta tililtä?

Voi tulla tilanne, jossa yrityksen kortti ei ole mukana ja rakennustarvikkeet maksetaan yrittäjän omalta pankkitililtä.

Toiminimi ei ole yrittäjästään erillinen oikeushenkilö samalla tavalla kuin osakeyhtiö. Yrittäjä voi sijoittaa yritystoimintaan omaa rahaansa ja omaisuuttaan.

Yrityksen kulun maksaminen yksityiseltä tililtä ei siis itsessään tarkoita, että yritystoimintaan liittyvä meno katoaisi verotuksesta.

Oleellista on, että tosite löytyy ja tapahtuma tulee kirjanpitoon.

Tästä huolimatta erillisen yritystilin ja yrityksen maksuvälineen käyttäminen helpottaa kirjanpitoa huomattavasti. Kun yrityksen ja yksityistalouden ostokset kulkevat jatkuvasti sekaisin, niiden selvittämiseen käytetty aika alkaa nopeasti maksaa enemmän kuin järjestyksen pitäminen olisi maksanut.

Rakennusalan kirjanpito itse vai kirjanpitäjälle?

Pieni rakennusalan toiminimi voi aivan hyvin hoitaa kirjanpitonsa itse.

Se voi olla järkevää esimerkiksi silloin, kun:

• tositteita on vähän
• yritystoiminta on yksinkertaista
• ALV-asiat ovat tuttuja
• kuitit ja ajot pysyvät järjestyksessä
• yrittäjä haluaa käyttää omaa aikaansa kirjanpitoon.

Kirjanpitäjän käyttäminen alkaa usein tuntua järkevämmältä, kun rautakauppaostoja ja muita tositteita kertyy jatkuvasti, autolla ajetaan paljon yritysajoja, mukana on aliurakoitsijoita tai arvonlisäveron käsittely vaatii toistuvasti miettimistä.

Kyse ei välttämättä ole siitä, etteikö yrittäjä osaisi tehdä kirjanpitoa itse.

Rakennusalan yrittäjä voi aivan hyvin opetella kirjanpidon, ALV-ilmoitukset ja veroilmoituksen. Samalla tavalla kirjanpitäjä voi opetella laatoittamaan kylpyhuoneen.

Kummassakin tapauksessa voi silti olla järkevää miettiä, mihin oma työaika kannattaa käyttää.

Paljonko rakennusalan toiminimen kirjanpito maksaa?

Rakennusalan yrittäjän kirjanpidolle ei ole yhtä oikeaa kuukausihintaa.

Hintaan vaikuttavat esimerkiksi:

• tositteiden määrä
• ostolaskujen ja kuittien määrä
• arvonlisäveroilmoitukset
• alihankinta
• mahdolliset palkat
• aineiston järjestys
• kirjanpitäjältä tarvittavan neuvonnan määrä
• se, kuinka paljon yrittäjä tekee itse.

Kaksi saman verran laskuttavaa rakennusalan toiminimeä voi siksi aiheuttaa kirjanpitäjälle hyvin erilaisen työmäärän.

Jos haluat arvioida oman kirjanpitosi hintaa, voit kokeilla toiminimen kirjanpidon hintalaskuria.

Hyvä rakennusalan kirjanpito alkaa jo työmaalla

Rakennusalan yrittäjän ei tarvitse opetella ulkoa kaikkia mahdollisia verovähennyksiä.

Paljon tärkeämpää on rakentaa arkeen järjestelmä, jossa yrityksen ostot, ajot, laskut ja tositteet tulevat talteen silloin, kun ne syntyvät.

Silloin vähennyskelpoiset kulut päätyvät kirjanpitoon, arvonlisävero voidaan käsitellä oikein ja kirjanpitäjä pystyy keskittymään kirjanpitoon sen sijaan, että hän yrittää selvittää, mitä kahdeksan kuukautta sitten tapahtui rautakaupan kassalla.

Hullu maksaa tarjoaa henkilökohtaista kirjanpitopalvelua toiminimiyrittäjille kaikkialle Suomeen. Kirjanpidon hintalaskurilla voit arvioida, mitä oman toiminimesi kirjanpito maksaisi.