Kirjanpitäjän vaihto toiminimellä – näin vaihdat ilman ongelmia

Kirjanpitäjän vaihtaminen voi tuntua toiminimiyrittäjästä paljon suuremmalta operaatiolta kuin se yleensä on.

Nykyinen kirjanpitäjä tuntee yrityksesi, hänellä on hallussaan kirjanpitoaineistoa ja ehkä pääsy OmaVeroon, kirjanpito-ohjelmaan tai pankkitietoihin. Jos yhteistyö ei enää toimi, mieleen tulee helposti kysymys:

Voinko vain vaihtaa kirjanpitäjää, vai meneekö koko kirjanpito sekaisin?

Voit vaihtaa.

Toiminimen kirjanpitäjän voi vaihtaa myös kesken vuoden. Olennaisinta ei ole vuodenvaihteen odottaminen vaan se, että vanhan ja uuden kirjanpitäjän vastuut erotetaan selvästi ja tarvittavat tiedot siirtyvät mukana.

Tässä oppaassa käyn läpi nimenomaan toiminimiyrittäjän kirjanpitäjän vaihdon: mitä aineistoa tarvitaan, kuka tekee ALV-ilmoitukset ja veroilmoituksen, mitä tapahtuu kesken vuoden vaihdettaessa ja miten vältät tavallisimmat ongelmatilanteet.

Milloin toiminimen kirjanpitäjän vaihtoa kannattaa harkita?

Kirjanpitäjän vaihtoon ei tarvita mitään dramaattista syytä.

Jos palvelu ei enää vastaa sitä, mitä yrityksesi tarvitsee, voit vaihtaa.

Tyypillisiä syitä ovat esimerkiksi:

• kirjanpitäjää on vaikea tavoittaa
• vastauksia joutuu odottamaan pitkään
• et ymmärrä, mitä kirjanpidossasi tapahtuu
• laskutuksen perusteet ovat epäselviä
• kirjanpitäjä ei neuvo verotukseen liittyvissä asioissa
• joudut itse muistuttamaan jatkuvasti määräajoista tai avoimista asioista
• virheitä tai selvittämättömiä asioita kertyy
• yritystoimintasi on muuttunut, mutta palvelu ei ole muuttunut mukana
• yhteistyö ei yksinkertaisesti enää tunnu toimivan

Pienelle toiminimelle kirjanpidon pitäisi olla suhteellisen vaivaton osa yrityksen pyörittämistä.

Jos käytät enemmän aikaa kirjanpitäjän perään kyselemiseen kuin kirjanpidon pitäisi sinulta viedä, järjestelmä ei oikein toteuta tarkoitustaan.

Voiko toiminimen kirjanpitäjän vaihtaa kesken vuoden?

Kyllä.

Kirjanpitäjää ei tarvitse vaihtaa vuodenvaihteessa eikä tilikauden päättyessä.

Toiminimen tilikausi on yleensä kalenterivuosi, mutta se ei tarkoita, että saman kirjanpitäjän pitäisi tehdä koko vuoden kirjanpito.

Voit esimerkiksi sopia, että:

• vanha kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon 31.8. asti
• uusi kirjanpitäjä aloittaa 1.9.

Tärkeintä on määrittää selvä katkaisupäivä.

Silloin tiedetään, kumpi kirjanpitäjä vastaa mistäkin ajanjaksosta.

Ilman selvää päivämäärää syntyy juuri niitä tilanteita, joita kirjanpitäjän vaihdossa halutaan välttää: toinen olettaa toisen tehneen ilmoituksen, eikä lopulta kukaan ole tehnyt sitä.

Onko kirjanpitäjän vaihtaminen toiminimellä helpompaa kuin osakeyhtiöllä?

Usein se voi olla hieman suoraviivaisempaa, koska pienen toiminimen kirjanpito on yleensä rakenteeltaan yksinkertaisempi kuin osakeyhtiön.

Kaikki toiminimet eivät kuitenkaan ole yksinkertaisia.

Toiminimellä voi olla esimerkiksi:

• arvonlisäverollista toimintaa
• työntekijöitä
• käyttöomaisuutta
• rahoitusvelkoja
• myyntisaamisia ja ostovelkoja
• EU-kauppaa
• useita tulonlähteitä
• paljon yksityisottoja ja yksityissijoituksia

Siksi uuden kirjanpitäjän täytyy nähdä riittävästi aikaisempaa kirjanpitoa ennen kuin hän pystyy jatkamaan sitä luotettavasti.

Ero on siis enemmän yrityksen käytännön tilanteessa kuin siinä, että toiminimi voitaisiin vain aloittaa keskeltä vuotta tyhjältä pöydältä.

Mitä uuden kirjanpitäjän kanssa kannattaa sopia ennen vaihtoa?

Ota uusi kirjanpitäjä mukaan ennen kuin vanha yhteistyö päättyy, jos mahdollista.

Kerro ainakin:

• toimialasi
• paljonko tositteita syntyy
• kuinka usein annat ALV-ilmoituksen
• onko kirjanpito yhden- vai kahdenkertainen
• mitä kirjanpito-ohjelmaa käytetään
• miten aineisto toimitetaan
• onko yrityksellä käyttöomaisuutta
• onko työntekijöitä
• onko kirjanpidossa tällä hetkellä avoimia tai epäselviä asioita

Sopikaa myös aloituspäivä ja se, mitä uuden kirjanpitäjän ensimmäiseen työhön kuuluu.

Jos vanhassa kirjanpidossa on jotain, minkä epäilet olevan väärin, sano se heti.

Uuden kirjanpitäjän kannalta paljon hankalampi vaihtoehto on löytää ongelma kolmen kuukauden päästä sattumalta.

Mitä aineistoa toiminimen vanhalta kirjanpitäjältä tarvitaan?

Tarvittava aineisto riippuu kirjanpitotavasta, ohjelmistosta ja yrityksesi tilanteesta.

Uusi kirjanpitäjä saattaa tarvita esimerkiksi:

• päiväkirjan
• pääkirjan
• tuloslaskelman
• mahdollisen taseen
• tilikartan
• edellisen vuoden veroilmoituksen tietoja
• kuluvan vuoden kirjanpidon
• annetut ALV-ilmoitukset
• avoimet myyntisaamiset
• avoimet ostovelat
• käyttöomaisuusluettelon
• poistotiedot
• lainojen ja muiden velkojen tiedot
• pankkitilitiedot ja tiliotteet
• kirjanpitoon liittyvät tositteet
• selvitykset keskeneräisistä asioista

Toiminimellä tärkeää on myös se, että uuden kirjanpitäjän käytössä ovat tiedot esimerkiksi yksityisotoista ja yksityissijoituksista, jos niitä on kirjattu.

Kesken vuotta vaihdettaessa uuden kirjanpitäjän pitää pystyä ymmärtämään, mitä vuoden alusta lähtien on jo tapahtunut.

Hän ei siis tarvitse vain elokuun viimeistä tuloslaskelmaa ja iloista toivotusta jatkaa siitä parhaaksi katsomallaan tavalla.

Entä jos toiminimellä on yhdenkertainen kirjanpito?

Kirjanpitäjän voi vaihtaa myös silloin, kun toiminimen kirjanpito tehdään yhdenkertaisena.

Siirrettävä aineisto näyttää silloin erilaiselta kuin kahdenkertaisessa kirjanpidossa.

Oleellista on, että uudelle kirjanpitäjälle välittyvät tiedot vuoden aikana kirjatuista:

• yrityksen tuloista
• menoista
• veroista
• mahdollisista saatavista ja veloista
• käyttöomaisuudesta
• muista veroilmoitukseen vaikuttavista asioista

Jos kirjanpito-ohjelma vaihtuu samalla, vanhasta ohjelmasta kannattaa säilyttää mahdollisimman kattavat raportit ja tarvittavat tositteet.

Kuka siirtää kirjanpitoaineiston vanhalta kirjanpitäjältä uudelle?

Tähän ei ole vain yhtä käytäntöä.

Voit itse pyytää aineiston vanhalta kirjanpitäjältä ja toimittaa sen uudelle.

Toisinaan helpompaa saattaa olla, että uusi ja vanha kirjanpitäjä hoitavat ainakin osan aineiston siirrosta keskenään sinun luvallasi.

Kirjanpitäjät osaavat yleensä puhua samaa hieman kummallista kieltä, jossa sanat kuten pääkirja, vientiaineisto ja avaavat saldot kuulostavat täysin normaaleilta.

Sinun ei tarvitse toimia tulkkina välissä.

Voit kuitenkin toimittaa siirtyvät aineistot itsekin jos se tuntuu helpommalta. Näin niistä jää tarvittaessa kopio sinullekin.

Varmista kuitenkin lopuksi uudelta kirjanpitäjältä, että hänellä todella on kaikki tarvittava.

Mitä tapahtuu, jos samalla vaihtuu kirjanpito-ohjelma?

Saman ohjelman käyttäminen ei ole mitenkään välttämätöntä.

Jos ohjelma vaihtuu, vanhasta järjestelmästä voidaan ottaa raportteja ja siirtää tietoja uuteen järjestelmään.

Kaikkea vanhaa kirjanpitoa ei yleensä ole järkevää rakentaa uudessa ohjelmassa uudelleen tapahtuma tapahtumalta.

Uuteen järjestelmään voidaan lähes aina tuoda tarvittavat lähtötiedot ja jatkaa kirjanpitoa siitä.

Vanhan kirjanpidon raportit ja tositteet täytyy kuitenkin säilyttää asianmukaisesti.

Kuka tekee ALV-ilmoituksen, jos kirjanpitäjä vaihtuu?

Tämä kannattaa sopia erikseen.

Jos ALV-verokautesi on kuukausi, jako voi olla helppo:

vanha kirjanpitäjä tekee esimerkiksi elokuun kirjanpidon ja elokuuta koskevan ALV-ilmoituksen, jonka jälkeen uusi kirjanpitäjä aloittaa syyskuusta.

Mutta toiminimen ALV-verokausi voi olla myös pidempi.

Jos vaihto tapahtuu keskellä verokautta, uuden kirjanpitäjän täytyy saada myös tiedot verokauden alkuosan tapahtumista.

Älä siis oleta automaattisesti, että viimeisen kirjanpitokuukauden hoitanut kirjanpitäjä tekee myös kaikki siihen liittyvät tulevat ilmoitukset.

Sopikaa kirjallisesti (esimerkiksi sähköpostilla), kumpi tekee viimeisen ALV-ilmoituksen.

Kuka tekee toiminimen veroilmoituksen, jos kirjanpitäjä vaihtuu kesken vuoden?

Tämäkin kannattaa ratkaista jo vaihdon yhteydessä.

Jos vaihdat kirjanpitäjää esimerkiksi elokuussa, veroilmoitus annetaan vasta myöhemmin.

Silloin on luontevaa, että vuoden lopussa kirjanpitoa hoitava uusi kirjanpitäjä tekee myös veroilmoituksen, jos se kuuluu hänen palveluunsa.

Hän tarvitsee sitä varten tiedot koko verovuodesta, ei vain ajasta oman toimeksiantonsa alkamisen jälkeen.

Siksi kesken vuotta tapahtuvassa vaihdossa aikaisemman kirjanpidon laadulla ja aineiston siirtymisellä on tavallista suurempi merkitys.

Ja tässä on yksi toiminimiyrittäjälle tärkeä käytännön asia:

älä oleta, että veroilmoitus kuuluu automaattisesti kirjanpitopalveluun.

Sovi siitä.

Entä OmaVero-valtuudet ja muut käyttöoikeudet?

Kirjanpitäjän vaihtuessa myös käyttöoikeudet kannattaa käydä läpi.

Vanhalle kirjanpitäjälle annetut valtuudet tai käyttöoikeudet eivät välttämättä ole enää tarpeellisia yhteistyön päätyttyä.

Uusi kirjanpitäjä puolestaan saattaa tarvita valtuudet esimerkiksi veroasioiden hoitamiseen.

Samalla kannattaa tarkistaa muutkin järjestelmät, joihin kirjanpitäjällä on ollut pääsy.

Näin yrityksen käyttöoikeudet eivät jää vuosien saatossa kasvamaan kuin digitaalinen ullakko, jossa kenelläkään ei enää ole käsitystä siitä, kenellä on avain mihinkin.

Entä jos vanha kirjanpitäjä ei vastaa?

Tilanne on ikävä, mutta se ei tarkoita, että olisit pysyvästi sidottu vanhaan kirjanpitäjääsi.

Hoida yhteydenpito kirjallisesti.

Pyydä selkeästi:

• tieto siitä, mihin päivään asti kirjanpito on tehty
• tieto annetuista ilmoituksista
• yrityksesi kirjanpitoaineisto
• tarvittavat raportit
• tieto keskeneräisistä asioista

Kerro myös uudelle kirjanpitäjälle heti, jos aineiston saamisessa on ongelmia.

Silloin hän pystyy arvioimaan, mitä tietoja voidaan saada muualta ja mitä täytyy vielä selvittää.

Entä jos epäilen vanhassa kirjanpidossa olevan virheitä?

Älä yritä ratkaista kaikkea ennen kirjanpitäjän vaihtamista.

Kerro epäilyistä uudelle kirjanpitäjälle mahdollisimman tarkasti.

Esimerkiksi:

• ALV tuntuu ilmoitetun väärin
• jokin vähennys on jäänyt tekemättä
• pankkitilin saldo ei täsmää
• yksityisottoja on käsitelty epäselvästi
• tositteita puuttuu
• veroilmoituksessa saattaa olla virhe

Uusi kirjanpitäjä voi sen jälkeen arvioida, tarvitseeko vanhoja kirjauksia tai veroilmoituksia korjata.

Kirjanpitäjän vaihtamisen edellytys ei ole se, että vanha kirjanpito olisi ensin saatava täydelliseksi.

Joskus juuri epäselvä kirjanpito on syy vaihtamiseen.

Mitä kirjanpitäjän vaihto maksaa?

Kirjanpitäjän vaihtamisesta voi tulla jonkin verran ylimääräistä työtä.

Uuden kirjanpitäjän täytyy tutustua yritykseesi ja tarkistaa lähtötiedot ennen kuin hän voi turvallisesti jatkaa kirjanpitoa.

Kustannuksiin vaikuttavat esimerkiksi:

• kuinka paljon kirjanpitotapahtumia on
• onko aineisto ajan tasalla
• jatkuuko sama kirjanpito-ohjelma
• onko vanhassa kirjanpidossa epäselvyyksiä
• kuinka helposti aineisto saadaan siirrettyä
• kuinka paljon vanhaa kirjanpitoa joudutaan selvittämään

Pienen, hyvässä järjestyksessä olevan toiminimen siirto voi olla varsin suoraviivainen.

Jos taas kirjanpidosta puuttuu kuukausia ja ensimmäinen tehtävä on selvittää, mitä viime keväänä oikeastaan tapahtui, työmäärä kasvaa.

Kysy siksi uudelta kirjanpitäjältä etukäteen, miten vaihdosta ja kirjanpidon haltuunotosta veloitetaan.

Mitä virheitä kirjanpitäjän vaihdossa kannattaa välttää?

1. Älä jätä aloitus- ja lopetuspäivää epäselväksi

Sopikaa tarkka päivä, johon vanhan kirjanpitäjän vastuu päättyy.

2. Älä oleta ilmoitusten hoituvan automaattisesti

Sopikaa erikseen ainakin ALV-ilmoituksista ja veroilmoituksesta.

3. Älä hävitä vanhan kirjanpidon aineistoa

Uusi ohjelma ei tee vanhoista raporteista tarpeettomia.

4. Älä peittele ongelmia uudelta kirjanpitäjältä

Mitä aikaisemmin ongelma tunnetaan, sitä helpompi se yleensä on selvittää.

5. Älä irtisano vanhaa palvelua ennen kuin tiedät, kuka jatkaa kirjanpitoa

Uusi kirjanpitäjä kannattaa yleensä löytää ensin.

Milloin kirjanpitäjä kannattaa vaihtaa?

Jos yhteistyö toimii, kirjanpitäjää ei yleensä ole tarvetta vaihtaa vain vaihtamisen ilosta.

Hyvän kirjanpitäjän arvo näkyy usein juuri siinä, ettei yrittäjän tarvitse käyttää kirjanpitoon paljon aikaa tai energiaa.

Mutta jos huomaat miettiväsi kirjanpitäjän vaihtamista kuukausi toisensa jälkeen, asia kannattaa ainakin selvittää.

Teknisesti siisti vaihtohetki voi olla kuukauden tai vuoden vaihde.

Käytännössä paras hetki on kuitenkin usein silloin, kun olet löytänyt uuden kirjanpitäjän ja vaihto voidaan tehdä hallitusti.

Huonosti toimivaa yhteistyötä ei yleensä kannata jatkaa seuraavaan vuodenvaihteeseen vain siksi, että vuodenvaihde näyttää kalenterissa siistiltä.

Näin vaihdat toiminimen kirjanpitäjän käytännössä

Yksinkertaisimmillaan prosessi menee näin:

1. Etsi uusi kirjanpitäjä.
2. Kerro yrityksesi tilanteesta ja nykyisestä kirjanpidosta.
3. Sovi uuden kirjanpitäjän kanssa aloituspäivä.
4. Ilmoita vanhalle kirjanpitäjälle yhteistyön päättymisestä.
5. Sopikaa, mihin asti vanha kirjanpitäjä tekee kirjanpidon.
6. Sopikaa, kuka tekee viimeiset ALV- ja muut ilmoitukset.
7. Siirtäkää kirjanpitoaineisto uudelle kirjanpitäjälle.
8. Varmista, että uusi kirjanpitäjä on saanut tarvitsemansa tiedot.
9. Päivitä tarvittavat valtuudet ja käyttöoikeudet.
10. Uusi kirjanpitäjä jatkaa sovitusta ajankohdasta.

Näin se käytännössä hoidetaan.

Kirjanpitäjän vaihtaminen ei vaadi sitä, että yrittäjän pitäisi itse osata siirtää kirjanpito järjestelmästä toiseen tai tietää jokainen tarvittava raportti etukäteen.

Se on myös yksi niistä asioista, joissa uuden kirjanpitäjän pitäisi pystyä auttamaan.

Etsitkö uutta kirjanpitäjää toiminimellesi?

Hullu maksaa™ tarjoaa kirjanpitoa erityisesti pienille toiminimiyrittäjille.

Jos nykyinen kirjanpitäjäsi ei enää tunnu sopivalta, sinun ei tarvitse ensin selvittää yksin, miten koko vaihto pitäisi toteuttaa.

Voit aloittaa tarkistamalla toiminimen kirjanpidon hintalaskurilla, mitä kirjanpito maksaisi sinun yrityksellesi.

Jos palvelu ja hinta vaikuttavat sopivilta, voidaan sen jälkeen selvittää, mitä nykyisestä kirjanpidostasi tarvitaan ja miten siirtyminen kannattaa käytännössä tehdä.