Fysioterapeutin, osteopaatin ja psykoterapeutin kirjanpito – mitä kannattaa huomioida?

Fysioterapeutin, osteopaatin tai psykoterapeutin toiminimen kirjanpito voi näyttää ensi silmäyksellä hyvin yksinkertaiselta.

Asiakkaalle annetaan hoitoa tai terapiaa, työstä laskutetaan ja yrityksellä on vastaanottotila sekä jonkin verran tavallisia yritystoiminnan kuluja. Kuittejakin voi olla huomattavasti vähemmän kuin monella muulla yrittäjällä.

Silti juuri näillä aloilla vastaan tulee muutamia kysymyksiä, jotka kannattaa huomata jo yritystoiminnan alussa.

Onko kaikki myynti arvonlisäverotonta? Saako ostojen arvonlisäveron vähentää? Entä koulutukset, joita kertyy vuosien aikana helposti paljon? Miten käsitellään vastaanottohuoneen vuokra tai kotona oleva työtila?

Nämä eivät ole vain teoreettisia kysymyksiä. Ne vaikuttavat siihen, mitä yritykselle todella jää käteen ja millaisia tietoja kirjanpitoa varten tarvitaan.

Tässä artikkelissa käyn läpi fysioterapeutin, osteopaatin ja psykoterapeutin toiminimen kirjanpidon tavallisimpia erityispiirteitä yrittäjän näkökulmasta.

Samat kysymykset voivat tulla vastaan myös monilla muilla vastaanottotyötä tekevillä terveydenhuollon ammattilaisilla.

Arvonlisäveroton toiminta ei tarkoita, että ALV:n voisi unohtaa

Terveyden- ja sairaanhoitopalvelut voivat olla arvonlisäverottomia. Ratkaisu ei kuitenkaan perustu pelkästään siihen, millä nimellä yrittäjä kutsuu palveluaan.

Verohallinnon mukaan arvonlisäverokohtelussa merkitystä on muun muassa sillä, kuka palvelun suorittaa ja millainen palvelu on luonteeltaan. Yksityisten terveyspalvelujen kohdalla myös toiminnan rekisteröinnillä on merkitystä.

Fysioterapeutti on laillistettu terveydenhuollon ammattihenkilö. Osteopaatti ja psykoterapeutti puolestaan ovat nimikesuojattuja terveydenhuollon ammattihenkilöitä.

Yrittäjän kannalta tärkein käytännön asia on silti tämä:

Älä päättele koko yrityksesi arvonlisäverotusta vain ammattinimikkeesi perusteella.

Terveydenhuollon ammattihenkilön antama palvelu voi olla arvonlisäverotonta terveyden- ja sairaanhoitoa, kun sille asetetut edellytykset täyttyvät. Mutta saman yrittäjän muu toiminta ei välttämättä saa automaattisesti samaa verokohtelua.

Sama yrittäjä voi myydä sekä verottomia että verollisia palveluja

Tämä on yksi näiden alojen kirjanpidon kiinnostavimmista kohdista.

Fysioterapeutin pääasiallinen vastaanottotyö voi olla arvonlisäverotonta terveydenhuoltoa. Sen rinnalle voi kuitenkin vuosien aikana tulla muuta toimintaa.

Yrittäjä voi esimerkiksi:

• pitää koulutuksia
• järjestää luentoja
• tarjota työnohjausta tai valmennusta
• myydä yrityksille erilaisia työhyvinvointipalveluja
• tuottaa verkkosisältöä tai verkkokursseja
• myydä tuotteita
• tarjota muita oman osaamisensa ympärille rakennettuja palveluja.

Tällaisen toiminnan arvonlisäverokohtelua ei kannata ratkaista ajatuksella: “Olen fysioterapeutti, joten kaikki mitä laskutan on arvonlisäverotonta.”

Verohallinnon ohjeissa palvelun todellinen luonne ja tarkoitus ratkaisevat. Esimerkiksi kaikki työterveyshuollon yhteydessä annetut palvelutkaan eivät automaattisesti ole arvonlisäverottomia terveyden- ja sairaanhoitopalveluja.

Jos alat tarjota vastaanottotyösi rinnalla kokonaan uudenlaista palvelua, sen verokohtelu kannattaa selvittää ennen kuin laskuja alkaa lähteä asiakkaille.

Jälkikäteen asiaa on huomattavasti ikävämpi korjata. Verotus on tässä suhteessa hämmästyttävän vähän kiinnostunut siitä, että laskutusohjelmassa oli mukava vihreä nappi.

Entä yrityksen ostojen arvonlisävero?

Tässä tulee vastaan toinen helposti väärin ymmärretty asia.

Jos yrityksesi myynti on arvonlisäverotonta terveyden- ja sairaanhoitoa, se ei tarkoita, että yrityksesi saisi kaikkien ostojensa arvonlisäverot takaisin.

Päinvastoin.

Ostoihin sisältyvän arvonlisäveron saa vähentää vain siltä osin kuin hankinta liittyy arvonlisäveron vähennykseen oikeuttavaan toimintaan. Arvonlisäverottomaan toimintaan kohdistuvien hankintojen ALV:tä ei normaalisti voi vähentää ALV-ilmoituksella.

Tällä on käytännön merkitystä esimerkiksi silloin, kun ostat:

• tietokoneen
• puhelimen
• hoitovälineitä
• toimistotarvikkeita
• ohjelmistopalveluja
• verkkosivupalveluja
• markkinointia
• muita yritystoiminnassa tarvittavia tavaroita tai palveluja.

Vaikka ostolaskussa näkyy arvonlisävero, sitä ei siis automaattisesti vähennetä arvonlisäverotuksessa.

Se ei kuitenkaan tarkoita, että koko meno olisi verotuksessa hyödytön. Yritystoimintaan kuuluva vähennyskelpoinen hankinta on edelleen yrityksen kulu. ALV-käsittely on siitä erillinen kysymys.

Jos yrityksellä on sekä verotonta että verollista toimintaa

Tilanne muuttuu vielä hieman kiinnostavammaksi, jos yrityksesi harjoittaa molempia.

Ajatellaan esimerkiksi fysioterapeuttia, jolla on arvonlisäverotonta vastaanottotoimintaa mutta joka myy sen lisäksi arvonlisäverollisia palveluja yrityksille.

Silloin osa yrityksen hankinnoista voi liittyä verottomaan toimintaan, osa verolliseen ja osa molempiin.

Yrittäjän ei tarvitse itse rakentaa tästä Exceliin omaa arvonlisäverotieteellistä tutkimuslaitosta. Mutta kirjanpitäjän on hyvä tietää, mitä erilaisia palveluja yritys todellisuudessa myy ja mihin suuremmat hankinnat liittyvät.

Koulutukset ovat näillä aloilla tavallinen ja joskus suuri meno

Fysioterapeutit, osteopaatit ja psykoterapeutit käyttävät usein huomattavasti rahaa oman osaamisensa kehittämiseen.

Koulutukseen voi liittyä varsinaisen osallistumismaksun lisäksi:

• kurssimateriaaleja
• kirjoja
• matkoja
• majoitusta
• mahdollisesti pitkäkin koulutusjakso.

Verotuksessa olennaista on koulutuksen yhteys nykyiseen ammattiin ja tulonhankintaan.

Verohallinnon lähtökohtana on, että nykyisessä työssä tarvittavan ammattitaidon ylläpitämiseen tai täydentämiseen liittyvät koulutusmenot voivat olla vähennyskelpoisia. Sen sijaan peruskoulutukseen tai uuteen ammattiin tähtäävän koulutuksen menot eivät lähtökohtaisesti ole samalla tavalla vähennyskelpoisia.

Käytännössä ero ei aina näy koulutuslaskun otsikosta.

Kaikki koulutukset eivät ole verotuksessa samanlaisia

Jos olet jo esimerkiksi fysioterapeutti ja käyt koulutuksessa, joka syventää työssäsi jo tarvitsemaasi osaamista, tilanne on aivan erilainen kuin silloin, jos lähdet opiskelemaan kokonaan uutta ammattia.

Näiden väliin jää myös paljon harmaampia tapauksia.

Uusi hoitomenetelmä voi täydentää nykyistä ammattitaitoasi, mutta koulutus voi toisessa tilanteessa johtaa kokonaan uudenlaiseen toimintaan.

Siksi isommasta tai pitkästä koulutuksesta kannattaa kertoa kirjanpitäjälle mitä koulutus sisältää ja miten se liittyy nykyiseen työhösi. Pelkkä koulutuksen nimi ei välttämättä kerro tarpeeksi.

Tässä on myös yksi käytännön neuvo, jolla säästää myöhemmin vaivaa: säilytä koulutuksen laskun lisäksi ainakin sellaiset tiedot koulutuksen sisällöstä, joista sen yhteys ammattiisi voidaan tarvittaessa myöhemmin osoittaa.

Viiden vuoden päästä kurssin hienolta kuulostanut nimi ei välttämättä kerro enää kenellekään yhtään mitään.

Vastaanottotila voi olla yksi yrityksen suurimmista kuluista

Monelle fysioterapeutille, osteopaatille tai psykoterapeutille työtila on huomattavasti olennaisempi meno kuin tietokone tai puhelin.

Vastaanottoa voidaan pitää esimerkiksi:

• omassa vuokratussa toimitilassa
• suuremman hoitokeskuksen yhteydessä
• toiselta yrittäjältä vuokratussa huoneessa
• useassa eri toimipisteessä
• omassa kodissa olevassa erillisessä tilassa.

Jos olet vuokrannut kodin ulkopuolelta työhuoneen tai toimitilan nimenomaan yritystoimintaasi varten, maksettu vuokra voidaan vähentää elinkeinotoiminnan kuluna.

Kannattaa silti säilyttää varsinainen vuokrasopimus ja tietää, mistä maksat. Varsinkin yhteisissä vastaanottotiloissa maksuun voi joskus sisältyä muutakin kuin pelkkä huone: esimerkiksi ajanvarauspalveluja, vastaanottopalveluja, välineitä tai muita palveluja.

Kirjanpitoa varten on huomattavasti mukavampaa, kun sopimus kertoo tämän valmiiksi eikä maksun sisältöä tarvitse päätellä pankkitilin tekstistä.

Entä vastaanottotila omassa kodissa?

Myös oman kodin yhteydessä oleva työtila voi tulla yritystoiminnassa vähennettäväksi.

Toiminimiyrittäjä ei kuitenkaan voi tehdä järjestelyä, jossa hän vain vuokraa huoneen itseltään omalle toiminimelleen.

Verohallinnon mukaan oman kodin yhteydessä olevan yritystoiminnan työtilasta voidaan tilanteesta riippuen vähentää joko todellisia työtilasta aiheutuneita kustannuksia tai käyttää kaavamaista työhuonevähennystä. Todellisten kulujen kohdalla kokonaisuutta arvioidaan muun muassa tilan koon, yrityskäytön osuuden, toiminnan laajuuden ja toimialan perusteella.

Tämä on juuri sellainen asia, jossa yrittäjän kannattaa kertoa kirjanpitäjälle konkreettisesti:

Millainen tila on, kuinka suuri se on ja mihin sitä käytetään?

Erillinen asiakasvastaanottoon rakennettu huone on eri asia kuin keittiön nurkka, jossa vastataan silloin tällöin sähköposteihin.

Mitä muita kuluja vastaanottotyössä voi tulla?

Yritystoiminnan vähennyskelpoisia menoja voivat toiminnan luonteesta riippuen olla esimerkiksi:

• hoitopöytä ja muut työvälineet
• vastaanottotilan kalusteet
• työssä tarvittavat tarvikkeet
• potilas- ja asiakastietojärjestelmät
• ajanvaraus- ja laskutusjärjestelmät
• tietokone ja muu tekniikka
• verkkosivut
• yrityksen markkinointi
• kirjanpito
• ammattikirjallisuus
• yritystoimintaan liittyvät vakuutukset
• pankki- ja maksupalvelut.

Toiminimiyrittäjä voi vähentää yritystoimintaan liittyviä menoja elinkeinotoiminnan tulosta. Työtilan, työmatkojen, auton sekä koneiden ja kaluston kaltaisista menoista on omat tarkemmat sääntönsä.

Oleellinen kysymys ei yleensä ole: “Onko fysioterapeutilla lupa vähentää tietokone?”

Parempi kysymys on:

Mihin tätä hankintaa käytetään ja miten se liittyy yritystoimintaan?

Sama tavara voi yhdelle yrittäjälle olla selvä työväline ja toiselle suurelta osin yksityiskäytössä.

Kotikäynnit, koulutusmatkat ja useampi toimipiste

Kaikki näiden alojen yrittäjät eivät työskentele yhdessä vastaanottohuoneessa.

Fysioterapeutti voi tehdä kotikäyntejä. Psykoterapeutti voi työskennellä useammassa toimipisteessä. Koulutuksia voidaan järjestää toisella paikkakunnalla ja yrittäjä voi käydä itse koulutuksissa eri puolilla Suomea.

Silloin myös matkakulujen merkitys kasvaa.

Kannattaa pitää jo vuoden aikana riittävät tiedot siitä:

• minne matkustit
• miksi matkustit
• milloin matka tehtiin
• miten matka liittyi yritystoimintaan.

Jos autolla ajetaan paljon yritystoimintaan liittyviä ajoja, ajot kannattaa dokumentoida järjestelmällisesti. Vuoden lopussa tehty arvio “kyllä minä aika paljon asiakkaiden luo ajoin” on heikko korvike tiedolle.

Kirjanpidossa tositteita voi olla vähän, mutta kysymykset voivat olla yllättävän hyviä

Tässä on yksi syy, miksi näiden alojen kirjanpidon hinta ei määräydy pelkästään kuittien lukumäärän perusteella.

Psykoterapeutilla voi olla kuukaudessa varsin vähän ostotositteita. Silti vuoden aikana voi tulla vastaan esimerkiksi:

• uusi pitkä koulutus
• vastaanottotilan vaihtuminen
• työskentely useammassa paikassa
• uuden palvelun aloittaminen
• arvonlisäverollisen toiminnan tuleminen verottoman toiminnan rinnalle
• suurempi työvälinehankinta.

Kirjanpidossa varsinainen numeroiden kirjaaminen voi tällaisessa yrityksessä olla helppoa.

Olennaisempaa voi olla huomata, milloin jokin asia ei enää olekaan aivan samanlainen kuin viime kuussa.

Kannattaako kirjanpito tehdä itse?

Fysioterapeutin, osteopaatin tai psykoterapeutin pieni toiminimi voi aivan hyvin olla sellainen yritys, jonka kirjanpidon yrittäjä pystyy hoitamaan itse.

Se on realistinen vaihtoehto erityisesti silloin, kun:

• myynti on yksinkertaista
• tositteita on vähän
• toiminta pysyy vuodesta toiseen samanlaisena
• verotusasiat ovat yrittäjälle tuttuja
• kirjanpidon tekeminen ei tunnu vastenmieliseltä tavalta käyttää vapaa-aikaa.

Kirjanpitäjän käyttäminen muuttuu houkuttelevammaksi, jos yrittäjä haluaa ennen kaikkea keskittyä omaan työhönsä tai toiminnassa alkaa olla enemmän rajanvetoja.

Näillä aloilla kysymys ei aina ole siitä, että joka kuukausi olisi valtava määrä kirjanpitotyötä.

Joskus arvokkainta on se, että voit kysyä:

“Olen aloittamassa tällaista uutta palvelua. Vaikuttaako tämä johonkin?”

mieluummin ennen ensimmäistä laskua kuin vuotta myöhemmin.

Paljonko fysioterapeutin, osteopaatin tai psykoterapeutin kirjanpito maksaa?

Yhtä oikeaa kuukausihintaa ei ole.

Kirjanpidon hintaan vaikuttavat muun muassa:

• tositteiden määrä
• myyntien ja maksutapojen määrä
• arvonlisäverollisen ja arvonlisäverottoman toiminnan yhdistyminen
• vastaanottotiloihin liittyvät järjestelyt
• mahdolliset työntekijät
• kirjanpitäjältä tarvittavan neuvonnan määrä
• se, kuinka valmiiksi järjestettynä aineisto toimitetaan.

Hyvin yksinkertaisen ammatinharjoittajan kirjanpito voi olla varsin kevyt. Jos toimintaan tulee useita palveluja, työtiloja, koulutuksia ja muita järjestelyjä, myös kirjanpidon työmäärä muuttuu.

Voit arvioida oman toiminimesi kirjanpidon hintaa kirjanpidon hintalaskurilla.

Hyvä kirjanpito seuraa sitä, mitä yrityksessä oikeasti tapahtuu

Fysioterapeutin, osteopaatin tai psykoterapeutin kirjanpidossa ei yleensä ole kyse valtavasta määrästä erilaisia tapahtumia.

Tärkeämpää on tunnistaa ne kohdat, joissa toiminta muuttuu.

Uusi koulutus voi olla tuhansien eurojen hankinta. Uusi vastaanottotila muuttaa yrityksen kuluja. Uusi palvelu voi tuoda arvonlisäveron mukaan toimintaan, jossa sitä ei aikaisemmin ollut.

Siksi kirjanpitäjälle kannattaa kertoa muutoksista jo silloin, kun niitä suunnittelet.

Kaikkea verotuksesta ei tarvitse osata itse. Yrittäjän on kuitenkin hyödyllistä tietää, milloin kannattaa kysyä.

Hullu maksaa tarjoaa henkilökohtaista kirjanpitopalvelua toiminimiyrittäjille kaikkialle Suomeen. Kirjanpidon hintalaskurilla voit arvioida oman toiminimesi kirjanpidon kuukausihintaa.