Miten valita hyvä kirjanpitäjä toiminimelle?

Hyvän kirjanpitäjän valintaan löytyy paljon neuvoja.

Pienelle toiminimiyrittäjälle tärkeimmät asiat ovat kuitenkin usein hyvin käytännöllisiä.

Kuka kirjanpitoasi hoitaa?

Kuinka paljon sinun pitää tehdä itse?

Saatko apua silloin, kun et tiedä mitä tehdä?

Sopiiko tapa toimittaa aineistoa sinun arkeesi?

Ja ymmärrätkö, mistä maksat?

Yksi yrittäjä haluaa hoitaa suuren osan kirjanpidosta itse ja käyttää mahdollisimman pitkälle automatisoitua palvelua.

Toinen haluaa toimittaa kuitit ja laskut kirjanpitäjälle ja käyttää oman aikansa johonkin aivan muuhun.

Kolmannelle tärkeintä on tuttu kirjanpitäjä, jolta voi kysyä ja joka tuntee yrityksen vuodesta toiseen.

Neljäs tarvitsee kirjanpitäjää ehkä vain harvoin, mutta haluaa tietää, että apua on saatavilla silloin kun jotain tavallisesta poikkeavaa tapahtuu.

Siksi hyvää kirjanpitäjää ei kannata valita jonkin yksittäisen ominaisuuden perusteella.

Hyvä kirjanpitäjä on sellainen, jonka tapa tehdä työtä sopii sinun tapaasi olla yrittäjä.

Mieti ensin, kuinka paljon haluat tehdä itse

Tämä on ehkä tärkein kysymys koko valinnassa.

Kirjanpitopalvelut voivat näyttää hinnastossa samanlaisilta, vaikka yrittäjän oma työmäärä olisi niissä aivan erilainen.

Yhdessä palvelussa yrittäjä esimerkiksi:

• kuvaa kuitit sovellukseen
• luokittelee tapahtumia
• tarkistaa ohjelmiston ehdotuksia
• selvittää epäselviä tapahtumia
• käyttää itse kirjanpito-ohjelmaa.

Toisessa palvelussa yrittäjä toimittaa tositteet ja tarvittavat tiedot sovitulla tavalla, minkä jälkeen kirjanpitäjä hoitaa varsinaisen kirjanpidon.

Kumpikaan tapa ei ole automaattisesti parempi.

Jos pidät taloushallinnon ohjelmistoista ja haluat seurata jokaista tapahtumaa itse, ensimmäinen malli voi sopia sinulle erinomaisesti.

Jos olet palkkaamassa kirjanpitäjän juuri siksi, ettet halua tehdä kirjanpitoa, sama palvelu voi tuntua lähinnä siltä, että maksat mahdollisuudesta tehdä työtä itse.

Kysy siis ennen kirjanpitäjän valintaa:

Mitä minun pitää itse tehdä joka kuukausi?

Tämä kertoo palvelusta usein enemmän kuin pelkkä kuukausihinta.

Haluatko vain kirjanpidon vai myös ihmisen, jolta voi kysyä?

Kaikki yrittäjät eivät tarvitse kirjanpitäjältä paljon neuvontaa.

Jos yritystoiminta on hyvin yksinkertaista ja tiedät itse, miten haluat asioita hoitaa, saatat tarvita lähinnä sen, että sovittu kirjanpito ja ilmoitukset tulevat tehdyiksi.

Silloin mahdollisimman yksinkertainen palvelu voi olla aivan oikea ratkaisu.

Toiselle yrittäjälle kysymisen mahdollisuus on yksi koko palvelun tärkeimmistä osista.

Yrityksen arjessa tulee väistämättä tilanteita, joissa haluaisit kysyä:

Voinko vähentää tämän?

Miten tämä pitäisi hoitaa?

Mitä tämä Verohallinnon kirje tarkoittaa?

Kannattaako tästä ilmoittaa kirjanpitäjälle?

Miksi tulokseni näyttää tältä?

Kaikki kysymykset eivät ole edes erityisen vaikeita.

Mutta yksinyrittäjällä ei yleensä ole talousosastoa eikä välttämättä ketään työkaveria vieressä.

Silloin sillä voi olla paljon arvoa, että tunnet ihmisen, jolta voit kysyä.

Kuka kirjanpitoasi oikeasti hoitaa?

Tilitoimiston nimi ei vielä kerro, kuka sinun asioitasi käytännössä käsittelee.

Kannattaa selvittää:

• saatko oman kirjanpitäjän
• hoitaako sama henkilö kirjanpitoasi myös puolen vuoden päästä
• keneltä kysyt, kun jokin asia on epäselvä
• mitä tapahtuu, jos oma kirjanpitäjä on poissa.

Saman kirjanpitäjän kanssa työskentelyllä on yksi hyvin käytännöllinen etu:

kaikkea ei tarvitse selittää joka kerta uudelleen.

Kun kirjanpitäjä tuntee yrityksen, hän tietää jo valmiiksi, mitä teet, mistä yrityksen tulot yleensä syntyvät ja millaisia menoja toimintaasi tavallisesti liittyy.

Pitkässä asiakassuhteessa hän tuntee usein myös yrittäjän tavan toimia.

Silloin uuden kysymyksen ratkaiseminen voi olla huomattavasti helpompaa kuin tilanteessa, jossa koko yrityksen tausta pitää ensin selittää uudelleen.

Kuinka helposti kirjanpitäjän saa kiinni?

Kirjanpitäjän ei tarvitse vastata jokaiseen viestiin muutamassa minuutissa.

Eikä yrittäjän kannata valita kirjanpitäjää sen perusteella, kuka lupaa istua sähköpostin ääressä ympärivuorokautisesti odottamassa mahdollista kuittikysymystä.

Oleellisempaa on tietää, miten yhteydenpito toimii.

Kysy esimerkiksi:

• miten kirjanpitäjään ollaan yhteydessä
• kuinka nopeasti tavallisiin kysymyksiin yleensä vastataan
• miten kiireelliset asiat hoidetaan
• kuka vastaa, jos oma kirjanpitäjä ei ole paikalla.

Hyvässä yhteistyössä sinun ei pitäisi joutua jatkuvasti miettimään, menikö viesti perille tai pitäisikö kysyä samasta asiasta uudelleen.

Yksittäinen hidas vastaus ei tee kenestäkään huonoa kirjanpitäjää.

Jos yhteyden saaminen on jatkuvasti vaikeaa, kyse on jo palvelun ominaisuudesta.

Miten kirjanpitopalvelu hinnoitellaan?

Kirjanpidon hinnoitteluun ei ole yhtä oikeaa mallia.

Palvelu voi perustua esimerkiksi:

• kiinteään kuukausihintaan
• tositemäärään
• tuntiveloitukseen
• kuukausimaksun ja tuntiveloituksen yhdistelmään
• erilaisiin palvelupaketteihin.

Älä siis päättele pelkästään hinnoittelumallista, onko palvelu hyvä tai kallis.

Paljon tärkeämpää on ymmärtää:

Mistä maksat?

Selvitä esimerkiksi:

• mitä perushintaan kuuluu
• mitä töitä laskutetaan erikseen
• miten neuvonnasta veloitetaan
• sisältyvätkö palvelun käyttämiseen tarvittavat ohjelmistot hintaan
• millaiset asiat yleensä nostavat laskua.

Erikseen laskutettava neuvonta ei ole huono asia.

Jos tarvitset neuvontaa vain muutaman kerran vuodessa, voi olla täysin järkevää maksaa asiantuntijan ajasta silloin, kun sitä oikeasti käytät, sen sijaan että neuvonta olisi hinnoiteltu valmiiksi korkeampaan kuukausimaksuun joka kuukausi.

Oleellista on, että laskutustapa on selkeä.

Älä etsi ilmaista neuvontaa – etsi hyödyllistä neuvontaa

Kirjanpitäjän kanssa käytävästä keskustelusta kannattaa maksaa silloin, kun siitä on oikeasti hyötyä.

Jos käytät esimerkiksi puoli tuntia kirjanpitäjän kanssa tilanteen selvittämiseen ja sen jälkeen tiedät täsmälleen mitä tehdä, puoli tuntia asiantuntijatyötä voi olla erittäin hyvä ostos.

Toisaalta neuvonta ei ole arvokasta vain siksi, että siitä laskutetaan.

Hyvän neuvonnan pitäisi:

• vastata kysymykseen
• olla ymmärrettävää
• huomioida yrityksesi tilanne
• auttaa sinua tekemään seuraava päätös.

Tärkeä kysymys ei siis ole:

“Saanko kysyä ilmaiseksi?”

Vaan:

“Saanko tarvittaessa sellaisen vastauksen, josta minulle on oikeasti hyötyä?”

Ymmärtääkö kirjanpitäjä yritystäsi?

Kirjanpitäjän ei välttämättä tarvitse olla juuri sinun toimialasi erikoisasiantuntija.

Monen pienen toiminimen kirjanpito on perusteiltaan varsin samanlaista toimialasta riippumatta.

Mutta kirjanpitäjän pitäisi ymmärtää ainakin:

• mitä yrityksesi tekee
• mistä tulosi syntyvät
• millaisia menoja toimintaan tavallisesti kuuluu
• käytätkö esimerkiksi autoa, työhuonetta tai alihankkijoita
• ostatko tai myytkö ulkomaille
• millaista apua itse tarvitset.

Tämä on paljon tärkeämpää kuin se, että tilitoimiston verkkosivuilla sattuu olemaan juuri sinun ammattisi nimi pitkässä toimialaluettelossa.

Kirjanpitäjän ei tarvitse osata sinun ammattiasi.

Hänen pitää ymmärtää yrityksesi taloutta.

Sopiiko aineiston toimittaminen sinun tapaasi toimia?

Tämä on pienelle yrittäjälle paljon käytännöllisempi kysymys kuin se, kuinka “sähköinen” tilitoimisto ilmoittaa olevansa.

Yksi yrittäjä haluaa kuvata kaikki kuitit puhelimella.

Toinen lähettää PDF-laskut sähköpostilla.

Kolmannella osa aineistosta on edelleen paperilla.

Neljäs käyttää mielellään pilvikansiota.

Tärkeintä on, että yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä on selkeä yhteinen tapa, jolla aineisto liikkuu.

Kannattaa siis kysyä:

• miten kuitit ja laskut toimitetaan
• voiko aineistoa toimittaa useammalla tavalla
• mitä yrittäjän pitää itse tallentaa järjestelmään
• voiko aineistoa toimittaa myös paperisena, jos sitä joskus syntyy
• kuinka usein aineisto pitää toimittaa.

Sinun ei tarvitse valita palvelua sen perusteella, mikä toimintatapa kuulostaa teknisesti moderneimmalta.

Valitse sellainen tapa, jota oikeasti jaksat käyttää myös marraskuun pimeimpänä tiistaina.

Paraskin järjestelmä on aika hyödytön, jos kuitit eivät koskaan päädy sinne.

Pystytkö kysymään myös yksinkertaisia kysymyksiä?

Tämä kuulostaa pieneltä asialta, mutta ei välttämättä ole sitä.

Yrittäjä voi jättää kysymättä jotain, koska ajattelee:

“Tämä on varmaan ihan perusasia. Pitäisihän minun tämä tietää.”

Ei pitäisi.

Yrittäjän tehtävä ei ole valmistua sivutoimiseksi kirjanpitäjäksi ennen kuin hän saa esittää kysymyksen.

Jos et tiedä, miten jokin tapahtuma käsitellään, se on täysin riittävä syy kysyä.

Hyvässä asiakassuhteessa kysymisen kynnyksen pitäisi olla riittävän matala, ettei yrittäjä ala ratkaista epäselviä tilanteita arvaamalla vain siksi, ettei kehtaa kysyä.

Tarvitsetko kirjanpitäjän vai työparin?

Tämä riippuu paljon yrittäjästä.

Joku haluaa kirjanpitäjän, joka:

• tekee sovitut työt
• lähettää tarvittavat ilmoitukset
• kysyy tarvittaessa puuttuvat tiedot.

Se voi riittää erinomaisesti.

Toinen yrittäjä haluaa enemmän.

Hän saattaa haluta keskustella esimerkiksi:

• yrityksen tuloksesta
• hinnoittelusta
• hankinnoista
• verojen määrästä
• oman työn määrästä
• yrityksen tulevaisuudesta.

Kaikki näistä eivät varsinaisesti ole kirjanpitokysymyksiä.

Kirjanpitäjä ei tietenkään päätä liiketoiminnasta yrittäjän puolesta.

Mutta kirjanpitäjällä on yksi hyödyllinen näkökulma:

hän tuntee yrityksen numerot.

Kun yhteistyö jatkuu pitkään, hän tuntee usein myös yrittäjän.

Silloin kirjanpitäjästä voi muodostua aito talousasioiden työpari.

Joskus keskustellaan ALV:stä.

Joskus veroista.

Ja joskus käydään sitä epävirallista yrittäjän ”bisnesterapiaa”, jonka jälkeen ongelma ei välttämättä ole kadonnut mutta ainakin joku toinenkin ymmärtää, miksi se ärsyttää.

Kaikki eivät tarvitse tätä.

Jos tarvitset, se kannattaa huomioida kirjanpitäjää valitessa.

Kuinka usein tarvitset kirjanpitäjää?

Kaikki toiminimet eivät tarvitse samanlaista palvelua.

Joku tarvitsee kirjanpidon käsittelyä jatkuvasti esimerkiksi ALV-ilmoitusten tai suuren tapahtumamäärän vuoksi.

Toisen hyvin pienen toiminimen kirjanpitotyö voidaan yrityksen tilanteen salliessa hoitaa harvemmin.

Joku tekee kirjanpitonsa itse ja tarvitsee kirjanpitäjää lähinnä veroilmoitukseen tai poikkeustilanteisiin.

Toinen haluaa antaa sekä kirjanpidon että veroilmoituksen kirjanpitäjälle.

Kolmas haluaa jatkuvan palvelun, mutta varsinaista kirjanpitotyötä syntyy vain vähän.

Kirjanpitopalvelun ei siis tarvitse näyttää kaikilla asiakkailla samalta.

Hyvä palvelu ottaa huomioon myös sen, kuinka paljon apua yrityksesi oikeasti tarvitsee.

Älä valitse kirjanpitäjää vain hinnan perusteella

Hinta on tietenkin tärkeä.

Olisi hieman erikoista vertailla ostopalveluja ja teeskennellä, ettei raha merkitse mitään.

Mutta hinnan rinnalla pitää verrata sitä, mitä saat.

Esimerkiksi:

Kirjanpitäjä A maksaa 70 euroa kuukaudessa.

Kirjanpitäjä B maksaa 100 euroa.

A voi olla parempi valinta, jos saat 70 eurolla kaiken tarvitsemasi.

B voi olla parempi, jos sadalla eurolla sinun tarvitsee tehdä itse huomattavasti vähemmän ja saat juuri sellaista palvelua kuin haluat.

Tai molemmat voivat olla liian kalliita.

Pelkkä hintalappu ei ratkaise asiaa.

Jos haluat vertailukohdan pienen toiminimen kirjanpidon hinnalle, voit käyttää Hullu maksaa™ -kirjanpidon hintalaskuria.

Laske kirjanpitopalvelun arvioitu kuukausihinta →

Kannattaako valita suuri vai pieni tilitoimisto?

Kumpikin voi olla hyvä.

Suuressa tilitoimistossa voi olla paljon työntekijöitä ja erilaisia palveluja.

Pienessä palvelussa yhteys omaan kirjanpitäjään voi olla suoraviivaisempi.

Mutta yrityksen koko ei yksin takaa kumpaakaan.

Pienikin tilitoimisto voi olla vaikeasti tavoitettava.

Suuresta tilitoimistosta voi löytyä erinomainen oma kirjanpitäjä, jonka kanssa yhteistyö jatkuu vuosia.

Siksi kysy mieluummin:

Miten minun asiakkuuteni käytännössä hoidetaan?

Se kertoo paljon enemmän kuin henkilöstömäärä.

Millainen kirjanpitäjä sopii sinulle?

Voit lähestyä valintaa esimerkiksi näin.

Valitse mahdollisimman kevyt palvelu, jos:

• haluat tehdä itse paljon
• pidät taloushallinnon hoitamisesta
• tarvitset vähän neuvontaa
• yrityksesi toiminta on hyvin yksinkertaista
• tärkein tavoitteesi on pitää kustannus mahdollisimman pienenä.

Valitse henkilökohtaisempi kirjanpitopalvelu, jos:

• haluat tehdä itse mahdollisimman vähän
• haluat tietää, kuka kirjanpitoasi hoitaa
• haluat mahdollisuuden kysyä neuvoa
• arvostat sitä, että kirjanpitäjä tuntee yrityksesi
• haluat pitkäaikaisen yhteistyösuhteen.

Valitse erityisosaamista tarjoava kirjanpitäjä, jos:

• yrityksesi toimintaan liittyy paljon tavallisesta poikkeavaa verotusta
• käyt paljon ulkomaankauppaa
• yritysrakenne tai toiminta on muuten monimutkaista
• tarvitset jatkuvasti sellaista asiantuntemusta, jota tavallisessa pienen toiminimen kirjanpidossa ei yleensä tarvita.

Paras vaihtoehto riippuu siitä, mitä olet ostamassa.

Kymmenen kysymystä ennen kirjanpitäjän valintaa

Ennen päätöstä kysy ainakin nämä:

1. Mitä minun pitää tehdä itse?
2. Kuka kirjanpitoani käytännössä hoitaa?
3. Saanko tarvittaessa yhteyden samaan kirjanpitäjään?
4. Miten ja kuinka nopeasti kysymyksiin yleensä vastataan?
5. Mitä perushintaan kuuluu?
6. Mitä laskutetaan erikseen?
7. Miten neuvonnasta veloitetaan?
8. Miten toimitan kuitit, laskut ja muun aineiston?
9. Kuinka usein kirjanpitoani tarvitsee käytännössä käsitellä?
10. Mitä tapahtuu, jos oma kirjanpitäjäni on poissa?

Näillä kysymyksillä saat yleensä aika hyvän kuvan siitä, miltä yhteistyö oikeasti näyttäisi.

Hyvä kirjanpitäjä ei ole kaikille samanlainen

Ehkä tärkein asia kirjanpitäjän valinnassa on hyväksyä, ettei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa parasta kirjanpitäjää.

Yksi yrittäjä haluaa tehdä kaiken mahdollisen itse ja maksaa mahdollisimman vähän.

Toinen haluaa toimittaa tositteet ja käyttää oman aikansa kokonaan omaan työhönsä.

Kolmas haluaa kirjanpitäjän, jolta voi silloin tällöin kysyä verotuksesta.

Neljäs haluaa pitkäaikaisen työparin, joka tuntee yrityksen ja jonka kanssa voi pohtia myös yrityksen taloudellisia päätöksiä.

Viides tarvitsee apua lähinnä kerran vuodessa.

Kaikki nämä voivat olla hyviä tapoja ostaa kirjanpitopalvelua.

Siksi kirjanpitäjää valitessa kannattaa kysyä ensimmäisenä:

Millaisen yhteistyösuhteen minä haluan?

Kun tiedät sen, hintojenkin vertaileminen muuttuu paljon helpommaksi.

Jos etsit henkilökohtaista kirjanpitäjää toiminimelle

Hullu maksaa™ tarjoaa henkilökohtaista kirjanpitopalvelua erityisesti toiminimiyrittäjille.

Palvelu sopii yrittäjälle, joka haluaa tietää, kuka hänen kirjanpitoaan hoitaa, toimittaa aineistonsa sovitulla tavalla ja saada tarvittaessa vastauksia kirjanpitoon, verotukseen ja yrityksen käytännön tilanteisiin.

Palvelua voidaan käyttää etänä kaikkialla Suomessa.

Kirjanpidon lisäksi neuvonta ja muu käytetty työ laskutetaan sovitun hinnoittelun mukaan, joten maksat asiantuntijatyöstä silloin, kun sitä tarvitaan.

Voit ensin arvioida oman toiminimesi kirjanpidon hintaa ilman yhteystietojen jättämistä.

Laske kirjanpitopalvelun arvioitu kuukausihinta →

Jos palvelumalli ja hinta vaikuttavat sinulle sopivilta, voit sen jälkeen tutustua palveluun tarkemmin.

Tutustu henkilökohtaiseen kirjanpitopalveluun →

Miten valita hyvä kirjanpitäjä?

Älä aloita siitä, mikä palvelu näyttää hienoimmalta.

Älä aloita edes hinnasta.

Aloita siitä, mitä haluat kirjanpitäjän tekevän sinun puolestasi.

Haluatko tehdä itse paljon vai vähän?

Tarvitsetko vain valmiin kirjanpidon vai myös ihmisen, jolta voit kysyä?

Haluatko saman tutun kirjanpitäjän vuodesta toiseen?

Kuinka tärkeää sinulle on yhteydenpito, neuvonta ja se, että kirjanpitäjä tuntee yrityksesi?

Ja haluatko kirjanpidon mukautuvan sinun arkeesi vai oman arkesi mukautuvan kirjanpitopalveluun?

Kun nämä ovat selvillä, palveluiden ja hintojen vertaileminen muuttuu paljon helpommaksi.

Hyvä kirjanpitäjä ei ole se, jolla on pisin ominaisuuslista.

Hyvä kirjanpitäjä on se, jonka kanssa sinun yrityksesi arki toimii.