Kuinka aloittava yrittäjä voi säästää kirjanpidossa?

Aloittavan yrittäjän kirjanpidosta annetaan usein samoja neuvoja: kilpailuta tilitoimistot, pidä kuitit järjestyksessä ja ota käyttöön sähköinen taloushallinto.

Ne eivät ole vääriä neuvoja, mutta jokainen niistä ei välttämättä tuo säästöjä, vaan saattaa jopa nostaa hintaa.

Esimerkiksi paperinen kirjanpito saattaa olla yhdelle toiminimiyrittäjälle todella halpa ratkaisu ja toiselle erittäin kallis, tai päinvastoin.

Kirjanpidossa voi säästää paljon enemmän ymmärtämällä, mistä toiminimen kirjanpidon kustannukset oikeasti syntyvät. Joskus kannattaa tehdä itse enemmän. Joskus kannattaa tehdä vähemmän. Ja joskus paras säästö syntyy siitä, ettei hanki lainkaan palvelua tai ohjelmaa, jota yritys ei tarvitse.

Seuraavassa on käytännön keinoja erityisesti pienelle toiminimelle ja aloittavalle yrittäjälle.

1. Älä osta kirjanpito-ohjelmaa automaattisesti

Yrityksen perustamisen jälkeen vastaan tulee nopeasti erilaisia kirjanpito-ohjelmia. Niitä markkinoidaan helppona, automaattisena ja edullisena tapana hoitaa taloushallintoa.

Ennen tilaamista kannattaa kuitenkin kysyä yksi yksinkertainen kysymys:

Mihin minä tätä ohjelmaa tarvitsen?

Pienen toiminimen kirjanpito voi olla niin yksinkertainen, ettei yrittäjä tarvitse omaa maksullista kirjanpito-ohjelmaa lainkaan. Jos kirjanpitäjä tekee kirjanpidon omalla ohjelmallaan, yrittäjän erillisestä ohjelmistosta voi tulla vain ylimääräinen kuukausikulu.

20 euroa kuukaudessa tarkoittaa 240 euroa vuodessa.
30 euroa kuukaudessa tarkoittaa 360 euroa vuodessa.
50 euroa kuukaudessa tarkoittaa jo 600 euroa vuodessa.

Eikä ohjelmaa yleensä edes osteta omaksi.

Mikä on SaaS-ohjelma?

Moni aloittava yrittäjä törmää sanaan SaaS, vaikka sillä ei ole mitään syytä kuulostaa niin salaperäiseltä.

SaaS tulee sanoista Software as a Service, eli ohjelmisto palveluna.

Käytännössä se tarkoittaa yleensä tätä:

• ohjelma toimii internetissä
• maksat siitä kuukausi- tai vuosimaksua
• saat käyttää ohjelmaa niin kauan kuin tilauksesi on voimassa
• palveluntarjoaja ylläpitää ohjelmaa ja tietoja
• kun lopetat maksamisen, myös käyttöoikeutesi yleensä päättyy.

Arkikielellä ajatellen et siis osta ohjelmaa omaksesi, vaan vuokraat oikeuden käyttää sitä.

Tämä ei itsessään ole huono asia. SaaS on tavallinen ja usein erittäin toimiva tapa tarjota ohjelmistoja.

Kirjanpidossa kannattaa kuitenkin erottaa toisistaan kirjanpito-ohjelma ja kirjanpitopalvelu.

Markkinoinnissa raja voi näyttää yllättävän epäselvältä. Palvelu voi puhua esimerkiksi automaattisesta kirjanpidosta, tekoälykirjanpidosta tai siitä, kuinka helposti yrittäjä hoitaa kirjanpitonsa.

Mutta jos yrittäjä itse:

• toimittaa tositteet
• tarkistaa tapahtumat
• selvittää puuttuvat tositteet
• hyväksyy tai tekee kirjauksia
• ratkaisee epäselvät tapahtumat
• seuraa ilmoituksia
• ja vastaa siitä, että tiedot ovat oikein,

kyse on käytännössä pitkälti itsepalveluna käytettävästä kirjanpito-ohjelmasta, vaikka palvelu näyttäisi ulospäin melkein kirjanpitäjältä.

Jos ihmisen tekemä tarkistus, neuvonta tai varsinainen kirjanpitopalvelu maksaa vielä erikseen, kannattaa verrata kokonaishintaa, ei pelkkää ohjelmiston halvinta kuukausimaksua.

Aloittavan yrittäjän ei siis kannata ensimmäisenä automatisoida toimintaa, jota ei ehkä vielä edes ole.

2. Selvitä ensin, kuinka paljon kirjanpitoa yrityksessäsi oikeasti syntyy

Viisi tositetta kuukaudessa ja 80 tositetta kuukaudessa ovat kaksi aivan eri asiaa.

Samoin yksinkertainen asiantuntijan toiminimi ja yritys, jossa on paljon tavaraostoja, ulkomaisia palveluita, maksupalveluita ja käteismyyntiä.

Ennen ohjelmistojen ja palvelupakettien ostamista kannattaa arvioida ainakin:

• kuinka monta myyntilaskua syntyy kuukaudessa
• kuinka paljon ostokuitteja tulee
• onko yrityksellä ulkomaisia ostoja tai myyntejä
• kuinka monta pankkitapahtumaa syntyy
• tarvitaanko palkanlaskentaa
• kuinka paljon neuvontaa tarvitaan.

Pieni yritys tarvitsee pienen yrityksen ratkaisun. Yllättävän usein sille yritetään myydä keskisuuren yrityksen työkalupakkia.

3. Pidä yrityksen maksuliikenne mahdollisimman selkeänä

Kirjanpidossa kuluu aikaa erityisesti silloin, kun pitää selvittää, mitä pankkitilin tapahtumat tarkoittavat.

Jos yrityksen ostot, yksityiset ostot ja muut rahansiirrot menevät jatkuvasti sekaisin, jokainen epäselvä tapahtuma pitää tavalla tai toisella ratkaista.

Erillinen yritystoimintaan käytetty pankkitili voi siksi helpottaa kirjanpitoa huomattavasti.

Tärkeintä ei kuitenkaan ole rituaali nimeltä “yritystili”, vaan se, että rahaliikenteestä saa selvän.

Mitä vähemmän kirjanpitäjän tarvitsee arvailla, sitä vähemmän aikaa kuluu.

4. Toimita varsinainen kuitti tai lasku, älä pelkkää pankin maksukuittia

Pankin maksutosite kertoo yleensä erittäin hyvin yhden asian:

rahaa on maksettu.

Kirjanpitoa varten pitäisi usein tietää myös:

mitä sillä rahalla ostettiin?

Varsinaisesta laskusta tai kuitista selviävät esimerkiksi myyjä, ostettu tavara tai palvelu ja arvonlisäveroa koskevat tiedot.

Maksutosite ei siis yleensä korvaa varsinaista ostotositetta.

Jos kirjanpitäjä joutuu ensin löytämään pankkitapahtuman, sitten huomaamaan varsinaisen laskun puuttuvan ja lopuksi pyytämään sen yrittäjältä, muutaman sekunnin kirjauksesta voi tulla usean minuutin selvitystyö.

5. Ota alkuperäinen PDF aina kun sellainen on saatavilla

Jos saat laskun PDF-tiedostona, toimita PDF.

Jos pankista saa tiliotteen PDF:nä, lataa tiliote pankista.

Älä ota PDF:stä kuvakaappausta tai valokuvaa näyttöä, ellei siihen ole oikeaa syytä.

Alkuperäisestä tiedostosta päivämäärät, euromäärät, viitenumerot ja muu tieto voidaan yleensä lukea huomattavasti luotettavammin kuin valokuvasta.

Sama asiakirja voi siis aiheuttaa kirjanpitäjälle joko muutaman sekunnin tai useiden minuuttien työn riippuen siitä, missä muodossa se toimitetaan.

6. Toimita kaikki tositteet, mutta älä rakenna niiden ympärille harrastusta

Kirjanpitäjä tarvitsee tositteet.

Se ei tarkoita, että yrittäjän pitäisi käyttää sunnuntai-iltaa niiden nimeämiseen esimerkiksi:

2026-08-14_Telia_Oyj_Puhelinliittymä_29,90_euroa.pdf

jos mitään tällaista ei ole sovittu.

Usein alkuperäinen tiedosto riittää.

Sen sijaan epäselvään ostoon kannattaa lisätä lyhyt selitys. Jos kuitista ei voi päätellä, miten ostos liittyy yritystoimintaan, muutama sana voi säästää myöhemmin kokonaisen viestiketjun.

7. Etsi puuttuva kuitti heti

Kun huomaat kuitin puuttuvan, etsi se saman tien.

Kaksi päivää ostoksen jälkeen muistat vielä:

• mistä ostit
• mitä ostit
• millä maksoit
• mistä sähköpostista lasku löytyy.

Kuuden kuukauden päästä toiminimen pankkitilin tapahtuma nimeltä NETPAY*48291 ei välttämättä herätä enää minkäänlaisia muistikuvia.

Puuttuvan tositteen etsiminen jälkikäteen on yksi niistä töistä, joista kukaan ei erityisesti nauti mutta joihin voi kulua yllättävän paljon laskutettavaa aikaa.

8. Vähennä turhia ostotapahtumia

Tämä säästökeino jää usein kokonaan mainitsematta.

Jos ostat yritykselle saman viikon aikana viisi kertaa pieniä tarvikkeita, syntyy viisi maksutapahtumaa ja yleensä viisi tositetta.

Jos järkevästi yhdistettävissä olevat ostokset tehdään samalla kertaa, myös kirjanpidossa käsiteltävää on vähemmän.

Tarkoitus ei tietenkään ole lykätä tarpeellisia hankintoja kuukausikaupalla vain yhden kuitin säästämiseksi. Mutta jatkuva pienten ostosten virta tekee kirjanpidosta aivan oikeasti työläämpää.

9. Tarkista kuukausittaiset ohjelmistosi ja muut tilauksesi

Pienistä kuukausimaksuista kertyy helposti pitkä lista:

• laskutusohjelma
• ajanvaraus
• pilvipalvelu
• verkkosivupalvelut
• kuvankäsittely
• tekoälypalvelut
• projektinhallinta
• kirjanpito-ohjelma
• erilaiset maksupalvelut.

Jokainen 9,90 euron tilaus on ensinnäkin meno.

Se voi lisäksi tarkoittaa 12 uutta kirjanpidossa käsiteltävää tapahtumaa vuodessa.

Ulkomaisissa palveluissa niiden arvonlisäverokäsittely voi vielä vaatia tavallista kotimaista ostoa enemmän huomiota.

Turha ohjelmisto maksaa siis joskus kahdesti: ensin maksat ohjelmistoyhtiölle ja sen jälkeen maksat sen käsittelystä kirjanpidossa.

10. Älä ota käyttöön kaikkia mahdollisia maksutapoja varmuuden vuoksi

Korttimaksu, PayPal, Stripe, käteinen, verkkokauppa, laskutus ja erilaiset maksunvälittäjät voivat kaikki olla tarpeellisia.

Mutta mitä useampia järjestelmiä käytetään, sitä useampia tilityksiä, palvelumaksuja ja tapahtumia pitää yleensä myös selvittää ja täsmäyttää.

Valitse maksutavat asiakkaidesi todellisen tarpeen perusteella.

Jos asiakkaasi maksavat mielellään laskulla, yrityksen ei välttämättä tarvitse hankkia kolmea muuta maksujärjestelmää vain siksi, että sellaisia on olemassa.

11. Valitse yrityksellesi sopiva ALV-verokausi

Arvonlisäveroa ei tarvitse kaikissa pienissä yrityksissä ilmoittaa joka kuukausi.

Pieni yritys voi tietyin edellytyksin käyttää pidempää verokautta.

Silloin ilmoituksia tehdään harvemmin, mikä voi vähentää sekä yrittäjän että kirjanpitäjän hallinnollista työtä.

Verokauden sopivuus riippuu yrityksen tilanteesta ja voimassa olevista rajoista, joten vaihtoehdot kannattaa tarkistaa yritystä perustettaessa ja myöhemmin toiminnan muuttuessa.

Verohallinto muuttaa verokausia lyhyemmäksi tarvittaessa myös oma-aloitteisesti, joten siinä suhteessa ei ole mitään pakkoa valita alkuun kuukauden mittaista lyhintä mahdollista verokautta.

12. Älä ilmoittaudu ALV-rekisteriin automaattisesti, jos sinun ei tarvitse

Kaikkien yritysten ei tarvitse kuulua arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.

Vapaaehtoinen rekisteröityminen voi joissakin tilanteissa olla erittäin järkevää. Toisissa tilanteissa siitä syntyy pienelle yritykselle lähinnä uusia ilmoitusvelvollisuuksia.

Ratkaisua ei kannata tehdä periaatteella:

“Yrityksellä kai kuuluu olla ALV.”

Selvitä ensin, mitä juuri sinun yrityksesi myy, kenelle se myy, kuinka paljon liikevaihtoa syntyy ja millaisia vähennettäviä ostoja yrityksellä on.

13. Valitse mahdollisimman yksinkertainen kirjanpito silloin, kun se on mahdollista

Pienen toiminimen taloushallinnon ei tarvitse näyttää pörssiyhtiön talousosastolta.

Toiminimi voi tietyissä tilanteissa pitää yhdenkertaista maksuperusteista kirjanpitoa.

Se ei sovi kaikkiin tilanteisiin eikä tarkoita sitä, ettei kirjanpidon tarvitsisi olla oikein. Mutta turhaa monimutkaisuutta ei kannata rakentaa vain sen vuoksi, että teknisesti monimutkaisempi ratkaisu on saatavilla.

Ei, vaikka monimutkaisempi suoriteperusteinen kirjanpito jonkun palvelun myyjän mielestä olisi parempi. Palvelun myyjälle se tuo usein enemmän tuloja.

14. Käytä yhtä sovittua tapaa aineiston toimittamiseen

Kirjanpito ei välttämättä halpene sillä, että yrittäjälle hankitaan vielä yksi sovellus.

Jos yrittäjä osaa varmasti toimittaa kaikki tositteensa yhtä tuttua kanavaa käyttäen, se voi toimia paremmin kuin hieno järjestelmä, johon puolet aineistosta unohtuu.

Tärkeämpää kuin sovelluksen nimi on:

• kaikki tarvittava aineisto tulee perille
• se löytyy helposti
• yrittäjä osaa käyttää menetelmää
• tietoturva on huomioitu
• toimintatapa on sovittu kirjanpitäjän kanssa.

Hyvä järjestelmä on sellainen, jota ihminen todella käyttää.

15. Kerää aineisto järkevästi, älä lähetä yhtä kuittia kerrallaan koko vuoden ajan

Yksittäinen kuitti ei ole suuri työ.

Mutta jos saman asiakkaan aineistoon pitää palata kymmeniä kertoja kuukauden aikana, kokonaisaikaa alkaa syntyä aivan eri tavalla.

Sovi kirjanpitäjän kanssa järkevä rytmi aineiston toimittamiseen.

Joillekin se on kuukausittain. Joillekin neljännesvuosittain. Hyvin pienelle toiminnalle jokin muu rytmi voi olla sopiva.

16. Vastaa puuttuvia tositteita koskeviin kysymyksiin kerralla

Jos kirjanpitäjä lähettää listan viidestä puuttuvasta tositteesta, tehokkain ratkaisu on käydä lista läpi ja vastata siihen mahdollisuuksien mukaan kokonaan kerralla.

Yksi keskeneräinen asia, johon palataan viisi kertaa, vie yleensä enemmän aikaa kuin viisi asiaa, jotka ratkaistaan yhdellä kertaa.

Sama koskee yrittäjän omia kysymyksiä.

Jos asia ei ole kiireellinen, usean kysymyksen kokoaminen samaan viestiin voi vähentää turhaa edestakaista viestittelyä.

17. Täytä ajopäiväkirja ja muut selvitykset silloin kun asiat tapahtuvat

Vuoden lopussa ei kannata yrittää rekonstruoida muistista, missä kävi autolla helmikuussa ja miksi.

Sama koskee esimerkiksi:

• työmatkoja
• poikkeuksellisia hankintoja
• yksityis- ja yrityskäytön jakamista
• asiakkaiden luo tehtyjä matkoja
• muita vähennyksiä varten tarvittavia selvityksiä.

Kirjaa tarvittava tieto silloin, kun vielä tiedät sen.

18. Mieti ennen itse tekemistä, paljonko oma aikasi maksaa

Kirjanpidon tekeminen itse voi säästää rahaa.

Mutta todellista säästöä ei voi miettiä pelkästään vertaamalla kirjanpitäjän laskua nollaan.

Jos kirjanpitäjältä menee työhön puoli tuntia ja sinulta kolme tuntia, olet käyttänyt 2,5 tuntia enemmän omaa aikaasi.

Jos pidät kirjanpidosta, haluat oppia sen tai yrityksesi on hyvin yksinkertainen, tämä voi olla täysin järkevää.

Jos taas käytät joka kuukausi useita tunteja työhön, jota inhoat ja jonka joku toinen tekisi nopeasti, säästö voi olla lähinnä laskennallinen.

19. Tee itse ne asiat, joissa yrittäjän työ oikeasti auttaa

Kirjanpidon ulkoistaminen ei tarkoita, ettei yrittäjän tarvitse tehdä mitään.

Yrittäjä voi usein tehdä tehokkaasti itse esimerkiksi:

• pitää tositteet tallessa
• toimittaa ne sovitulla tavalla
• kertoa epäselvien ostojen tarkoituksen
• pitää ajopäiväkirjaa
• tehdä omat myyntilaskunsa
• vastata puuttuviin tietoihin.

Näissä yrittäjällä on tieto valmiina.

Sen sijaan hänen ei välttämättä kannata käyttää tuntikausia esimerkiksi arvonlisäverosäännösten selvittämiseen vain siksi, että kirjanpito-ohjelma tai verohallinnon satoja sivuja sisältävät syventävät vero-ohjeet antavat siihen teknisen mahdollisuuden.

20. Vertaa kirjanpidon kokonaishintaa, älä yhtä kuukausisummaa

30 euron kuukausimaksu kuulostaa halvemmalta kuin 70 euroa.

Vertailu ei kuitenkaan kerro vielä paljon mitään, jos ensimmäisessä vaihtoehdossa yrittäjä tekee suuren osan työstä itse ja toisessa kirjanpitäjä tekee sen hänen puolestaan.

Laske mukaan ainakin:

• ohjelmiston kuukausimaksut
• kirjanpidon työ
• mahdolliset lisämaksut
• neuvonta
• veroilmoitukset
• tilinpäätökset, jos niitä tarvitaan
• yrittäjän oma työaika.

Halvin kirjanpito ei välttämättä ole se, jossa lasku on pienin.

Se voi olla se, jossa koko järjestely vie vähiten sekä rahaa että yrittäjän aikaa.

Hyvä kirjanpito ei tarkoita mahdollisimman paljon taloushallintoa

Aloittavan yrittäjän kannattaa rakentaa kirjanpitonsa niin yksinkertaiseksi kuin oman toiminnan kannalta on järkevää.

Älä hanki ohjelmaa siksi, että kaikilla yrityksillä näyttää olevan sellainen.

Älä tee itse työtä vain siksi, että ohjelma antaa siihen mahdollisuuden.

Älä myöskään maksa kirjanpitäjälle sellaisesta selvittelystä, jonka voisit estää tallentamalla oikean tositteen heti.

Kirjanpidossa säästää usein eniten yrittäjä, joka ymmärtää mitkä asiat kannattaa tehdä itse, mitkä kannattaa antaa kirjanpitäjälle ja mitkä voi jättää kokonaan tekemättä.

Jos mietit kirjanpidon tekemistä itse, lue myös Kirjanpito itse vai kirjanpitäjälle?

Jos taas haluat arvioida, mitä oman toiminimesi kirjanpito voisi maksaa, kokeile toiminimen kirjanpidon hintalaskuria.