Kirjanpitäjä ei vastaa – mitä yrittäjän kannattaa tehdä?

Lähetit kirjanpitäjälle kysymyksen.

Ei vastausta.

Muutaman päivän päästä lähetit uuden viestin.

Edelleenkään ei mitään.

Sitten mieleen alkaa tulla muitakin kysymyksiä.

Onkohan kirjanpito edes tehty?

Onko ALV-ilmoitus lähtenyt?

Huomasiko kirjanpitäjä viestini?

Pitäisikö minun kysyä taas vai olenko jo hankala asiakas?

Yksittäinen vastaamatta jäänyt viesti ei vielä tarkoita, että kirjanpitäjä pitäisi vaihtaa.

Kirjanpitäjäkin voi sairastua, pitää lomaa, olla koulutuksessa tai yksinkertaisesti olla pari päivää tavallista kiireisempi.

Mutta jos yhteyden saaminen on jatkuvasti vaikeaa, kysymykset jäävät roikkumaan ja joudut itse seuraamaan, tekeekö kirjanpitäjä sovitut asiat, kyse ei enää ole vain hitaasta sähköpostista.

Silloin kirjanpitopalvelu ei ehkä toimi niin kuin sen pitäisi.

Kuinka nopeasti kirjanpitäjän pitäisi vastata?

Tähän ei ole yhtä oikeaa tuntimäärää.

Kaikki kysymykset eivät myöskään ole yhtä kiireellisiä.

Jos kysyt maanantaina, voiko kaksi kuukautta myöhemmin suunnitellun hankinnan vähentää verotuksessa, vastausta ei välttämättä tarvita saman iltapäivän aikana.

Jos taas ALV-ilmoituksen määräpäivä on huomenna ja et tiedä, onko ilmoitus tehty, tilanne on aivan toinen.

Oleellisempaa kuin tietty vastausaika on se, tiedätkö millaista palvelua voit odottaa.

Hyvässä asiakassuhteessa yrittäjän ei pitäisi joutua jatkuvasti arvaamaan:

• menikö viesti perille
• käsitelläänkö asiaa
• milloin siihen palataan
• pitääkö kysyä uudelleen.

Kirjanpitäjän ei tarvitse olla tavoitettavissa ympäri vuorokauden.

Mutta jos kysymyksiin vastaaminen kuuluu palveluun, niihin pitäisi myös jossain vaiheessa vastata.

Yksi hidas vastaus ei vielä tarkoita huonoa kirjanpitäjää

En vaihtaisi vuosia hyvin toiminutta kirjanpitäjää sen takia, että yksi viesti jäi muutamaksi päiväksi vastaamatta.

Ihmisille tapahtuu asioita.

Jos yhteistyö on aikaisemmin toiminut, kirjanpito on ollut ajallaan ja kysymyksiin on saanut vastaukset, yksittäiseen viiveeseen kannattaa suhtautua juuri sellaisena: yksittäisenä viiveenä.

Tilanne on erilainen, jos huomaat ajattelevasi jatkuvasti:

“Miksei se taas vastaa?”

Jos sama ongelma toistuu kuukausi toisensa jälkeen, kyse ei enää oikein ole poikkeuksesta.

Siitä on tullut palvelun normaali toimintatapa.

Lähetä yksi selkeä viesti

Jos olet jo yrittänyt tavoittaa kirjanpitäjää eikä vastausta kuulu, lähetä yksi mahdollisimman selkeä viesti.

Kerro siinä:

• mitä asia koskee
• mitä tarvitset kirjanpitäjältä
• onko asialla määräaikaa
• mihin mennessä tarvitset vastauksen.

Esimerkiksi:

“Hei, tarvitsen tiedon siitä, onko toukokuun ALV-ilmoitus tehty. Voisitko vahvistaa asian viimeistään torstaina?”

Tämä toimii yleensä paremmin kuin viestiketju, jossa on viikon aikana kolme “ehditkö katsoa tätä?” -viestiä, kaksi WhatsAppia ja yksi puhelu.

Samalla sinulle jää selkeä tieto siitä, mitä olet kysynyt ja milloin.

Jos määräaika lähestyy, älä jää vain odottamaan

Tämä on tärkeä kohta.

Vaikka olisit ulkoistanut kirjanpidon, et voi käytännössä loputtomasti luottaa siihen, että asia varmaan hoituu jossain taustalla.

Verohallinto muistuttaa, että yrittäjä vastaa yrityksensä taloushallinnosta sekä siitä, että veroilmoitukset ja maksut hoidetaan ajallaan myös silloin, kun kirjanpito on ulkoistettu.

Jos esimerkiksi veroilmoituksen tai ALV-ilmoituksen määräpäivä lähestyy etkä saa kirjanpitäjään yhteyttä, selvitä aktiivisesti missä mennään.

Oma-aloitteisten verojen ilmoituksen myöhästymisestä voi myös seurata myöhästymismaksu.

Tässä vaiheessa kysymys ei enää ole siitä, olisiko kohteliasta odottaa vielä pari päivää.

Kysymys on yrityksesi velvoitteiden hoitamisesta.

Selvitä ensin, missä kirjanpito tällä hetkellä menee

Jos yhteydenpito kirjanpitäjän kanssa alkaa tuntua epävarmalta, ensimmäinen tehtävä ei välttämättä ole uuden kirjanpitäjän etsiminen.

Ensimmäinen tehtävä on selvittää nykytilanne.

Pyydä esimerkiksi vastaus näihin:

• Mihin kuukauteen kirjanpito on tehty?
• Onko kaikki tähän mennessä erääntyneet ALV-ilmoitukset annettu?
• Puuttuuko kirjanpidosta minun toimitettavaa aineistoa?
• Onko jotain ilmoitusta tai muuta työtä vielä kesken?
• Onko kirjanpidossa jokin asia, joka odottaa minulta vastausta?
• Mitkä ovat seuraavat lähestyvät määräajat?

Yrittäjän kannattaa tietää ainakin suurin piirtein, missä hänen oma kirjanpitonsa menee.

Ei siksi, että kirjanpitäjän työtä pitäisi valvoa joka päivä.

Vaan siksi, että kyse on sinun yrityksestäsi.

Entä jos kirjanpitäjä vastaa, mutta mikään asia ei koskaan ratkea?

Vastaaminen ja asian hoitaminen eivät ole aivan sama asia.

Joskus yrittäjä saa kyllä vastauksen:

“Katson tätä.”

“Palataan ensi viikolla.”

“Tässä on ollut vähän kiirettä.”

Ja kahden viikon päästä tilanne on täsmälleen sama.

Yksittäinen tällainen tilanne on normaali.

Jos sama toistuu jatkuvasti, ongelma ei enää ole vastausajassa.

Ongelma on siinä, että asiat eivät tule hoidetuiksi.

Yrittäjän kannalta lopputulos on lopulta aika samanlainen riippumatta siitä, onko sähköpostiin vastattu vai ei.

Jos et edelleenkään tiedä mitä tehdä, asia on edelleen kesken.

Joudutko jatkuvasti kyselemään kirjanpitäjän perään?

Kirjanpidon ulkoistamisen yksi tarkoitus on vähentää yrittäjän omaa työmäärää.

Jos joudut jatkuvasti muistamaan:

• kysyä, onko kirjanpito tehty
• tarkistaa, onko ilmoitus annettu
• muistuttaa aikaisemmasta kysymyksestä
• pyytää uudelleen samaa tietoa
• selvittää, miksi mitään ei kuulu,

osa ulkoistamisen hyödystä alkaa kadota.

Kirjanpitäjän ei tarvitse raportoida jokaisesta työvaiheestaan.

Mutta yrittäjän ei myöskään pitäisi joutua toimimaan oman kirjanpitäjänsä projektipäällikkönä.

Sinulla on todennäköisesti yrityksessäsi jo tarpeeksi muistettavaa.

Kirjanpitäjän kanssa pitäisi voida myös kysyä

Tämä riippuu tietenkin siitä, millaisen palvelun olet ostanut.

Joissakin kirjanpitopalveluissa palvelu on hyvin rajattu: tositteet käsitellään ja sovitut ilmoitukset tehdään.

Toisessa palvelussa kirjanpitäjän tehtävään kuuluu myös neuvonta ja asiakkaan kysymyksiin vastaaminen.

Jos olet ostanut jälkimmäisen kaltaisen palvelun, yhteydenpidolla on oikeasti merkitystä.

Pienellä yrittäjällä voi tulla vastaan kysymyksiä, joita ei voi siirtää seuraavaan veroilmoituksen määräpäivään:

Voinko ostaa tämän yritykselle?

Miten tämä ulkomailta tullut lasku käsitellään?

Mitä tämä Verohallinnon viesti tarkoittaa?

Voinko maksaa tämän yrityksen tililtä?

Miten korjaan tämän virheen?

Kirjanpitäjän arvo ei silloin ole pelkästään siinä, että kirjanpito valmistuu.

Arvo on myös siinä, että on olemassa ihminen, jolta voi kysyä.

Jos tämä osa palvelusta puuttuu jatkuvasti, voi olla syytä miettiä, vastaako palvelu enää sitä mitä tarvitset.

Milloin vastaamattomuus on riittävä syy vaihtaa kirjanpitäjää?

Kirjanpitäjän vaihtamiseen ei tarvitse odottaa katastrofia.

Sinun ei tarvitse odottaa siihen asti, että veroilmoitus jää tekemättä, viranomainen lähettää selvityspyynnön ja kirjanpitäjä katoaa vuoristoon uuden henkilöllisyyden kanssa.

Paljon vähempikin voi riittää.

Vaihtamista kannattaa ainakin harkita, jos:

• et saa kirjanpitäjään toistuvasti yhteyttä
• kysymyksiisi ei vastata kohtuullisessa ajassa
• samojen asioiden perään pitää kysellä jatkuvasti
• et tiedä, onko kirjanpitosi ajan tasalla
• sovitut työt viivästyvät
• tärkeät asiat jäävät toistuvasti kesken
• yhteydenpidosta on tullut jatkuva stressin aihe
• et enää luota siihen, että sovitut asiat tulevat hoidetuiksi.

Viimeinen kohta on tärkeä.

Kirjanpitäjän ja yrittäjän yhteistyö perustuu aika paljon luottamukseen.

Yrittäjän pitää pystyä luottamaan siihen, että sovitut asiat tehdään ja että epäselvässä tilanteessa saa yhteyden ihmiseen, joka tietää mistä on kyse.

Jos tätä luottamusta ei enää ole, ongelma on suurempi kuin yksi vastaamaton sähköposti.

Kirjanpitäjän vaihtamiseen ei tarvita erityistä “oikeaa syytä”

Jos palvelu ei vastaa sitä mitä tarvitset, se on jo itsessään syy arvioida muita vaihtoehtoja.

Ensimmäinen yrittäjä haluaa mahdollisimman edullisen kirjanpidon eikä juuri koskaan tarvitse yhteydenpitoa.

Toiselle on tärkeää saada nopeasti vastaus silloin, kun jotain tapahtuu.

Kumpikaan ei ole väärässä.

Ongelma syntyy silloin, kun kirjanpitäjän tapa toimia ja yrittäjän odotukset eivät kohtaa.

Jos tarvitset kirjanpitäjän, jonka kanssa voi keskustella ja jolta voi kysyä asioita, palvelu jossa yhteyden saaminen on jatkuvasti vaikeaa ei ehkä yksinkertaisesti sovi sinulle.

Siihen ei tarvita suurempaa draamaa.

Älä kuitenkaan vaihda kirjanpitäjää paniikissa

Jos olet päättänyt vaihtaa kirjanpitäjää, älä ensimmäisenä katkaise kaikkia käyttöoikeuksia ja ilmoita vihaisena, että yhteistyö päättyi kolme minuuttia sitten.

Ensin kannattaa selvittää:

• mitä kirjanpidosta on tehty
• mikä on vielä kesken
• mitä aineistoa nykyisellä kirjanpitäjällä on
• missä kirjanpitoaineisto säilytetään
• mitä käyttöoikeuksia on annettu
• mitkä ilmoitukset on jo tehty
• mitä määräaikoja on tulossa
• mistä päivästä lähtien uusi kirjanpitäjä ottaa vastuun käytännön työstä.

Hyvin hoidettu vaihto on paljon tylsempi kuin riitaisa vaihto.

Se on tässä tapauksessa erinomainen ominaisuus.

Kirjanpitäjän vaihtamisesta kannattaa tehdä mahdollisimman tavallinen hallinnollinen tapahtuma.

Mitä uudelta kirjanpitäjältä kannattaa kysyä?

Jos vanhan kirjanpitäjän suurin ongelma oli yhteydenpito, älä valitse seuraavaa pelkästään hinnan perusteella.

Kysy etukäteen esimerkiksi:

• Kuka kirjanpitoni käytännössä hoitaa?
• Miten kirjanpitäjään saa yhteyden?
• Kuinka nopeasti tavallisiin kysymyksiin yleensä vastataan?
• Voinko kysyä neuvoa myös kesken kuukauden?
• Mitä neuvonta maksaa?
• Sisältyykö osa neuvonnasta kuukausihintaan?
• Mitä tapahtuu, jos oma kirjanpitäjäni on lomalla tai sairaana?
• Miten kiireellisissä tilanteissa toimitaan?

Näihin ei ole yhtä oikeaa vastausta.

Oleellista on löytää toimintatapa, joka sopii sinulle.

Jos haluat vain kirjanpidon valmiiksi, saatat tarvita aivan erilaisen palvelun kuin yrittäjä, joka haluaa samalla ihmisen, jonka kanssa voi keskustella yrityksen taloudesta.

Hyvä kirjanpitosuhde ei perustu jatkuvaan perään kyselemiseen

Kirjanpitäjän ei tarvitse vastata jokaiseen viestiin viidessä minuutissa.

Yrittäjä ei myöskään voi olettaa, että kaikki asiat menevät aina oman työn edelle.

Mutta toimivassa yhteistyössä pitäisi vallita perustunne siitä, että asiat ovat hallinnassa.

Tiedät, kuka kirjanpitosi hoitaa.

Tiedät, miten hänet tavoittaa.

Saat kysymyksiisi vastaukset.

Ja ennen kaikkea voit luottaa siihen, että sovitut asiat tehdään.

Jos joudut jatkuvasti miettimään, onko kirjanpitäjäni edes siellä, palvelusta puuttuu jotakin olennaista.

Kirjanpitäjä ei vastaa – mitä teen nyt?

Jos tilanteesi on päällä juuri nyt, etenisin näin:

1. Lähetä yksi selkeä kirjallinen viesti

Kerro mitä tarvitset ja mihin mennessä.

2. Tarkista lähestyvät määräajat

Jos veroilmoituksen, ALV-ilmoituksen tai muun tärkeän asian määräaika lähestyy, älä jää passiivisesti odottamaan.

3. Pyydä selvitys kirjanpidon tilanteesta

Selvitä, mihin asti kirjanpito on tehty ja mitä on vielä kesken.

4. Anna yksittäiselle viiveelle mahdollisuus olla yksittäinen viive

Jos yhteistyö on muuten toiminut hyvin, muutaman päivän hiljaisuudesta ei tarvitse rakentaa kansainvälistä kriisiä.

5. Katso kokonaisuutta

Jos sama ongelma toistuu jatkuvasti, arvioi palvelua sen perusteella, mitä se oikeasti on, ei sen perusteella mitä sen pitäisi olla.

6. Vaihda tarvittaessa hallitusti

Jos luottamus on mennyt tai palvelu ei vastaa tarpeitasi, kirjanpitäjän voi vaihtaa.

Sitä varten ei tarvitse odottaa suurempaa vahinkoa.

Yrittäjän ei pitäisi joutua olemaan yksin edes kirjanpitäjänsä kanssa

Kirjanpitäjä voi olla pienelle yrittäjälle paljon muutakin kuin ihminen, joka kirjaa tositteet.

Parhaimmillaan hän on ihminen, joka tuntee yrityksen, vastaa kun jokin askarruttaa ja auttaa selvittämään tilanteet ennen kuin pienestä kysymyksestä kasvaa suuri ongelma.

Siksi yhteydenpidolla on merkitystä.

Jos olet ulkoistanut kirjanpidon, sinun ei pitäisi joutua jatkuvasti miettimään yksin, onko kaikki kunnossa.

Kirjanpitäjän pitäisi vähentää yrittäjän epävarmuutta, ei olla yksi sen lähteistä.